Średnie wykształcenie może tu nie wystarczyć

wymaganiaNiewiele osób zdaje sobie sprawę, czym zajmuje się kierownik do spraw administracyjnych. Okazuje się, że jest to bardzo trudna praca, która może wiązać się z wieloma wyrzeczeniami. Osoba na tym stanowisku nie tylko nadzoruje pracę grupy osób odpowiedzialnych za prace administracyjne. Oprócz tego pracownik powinien terminowo przygotowywać dokumenty rozliczeniowe z dostawcami poszczególnych usług oraz towarów na konkretne zamówienia.

W wielu firmach osoba zatrudniona w tej roli musi współpracować w zakresie rozliczeń z biurem finansowym. Ponadto pracownik sporządza odpowiednie raporty, a także sprawozdania, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Kierownik musi liczyć się z koniecznością prowadzenia akt pracowniczych, a także wszelkiej dokumentacji pracowniczej. Ponadto osoba zatrudniona w tym charakterze nierzadko prowadzi również ewidencję czasu pracy, ewentualnych urlopów, a także i zwolnień lekarskich. Pracownik powinien dbać o właściwe warunki przechowywanie oraz archiwizowania odpowiednich dokumentów kadrowych, a także finansowych.

Jeśli chcesz zostać kierownikiem do spraw administracyjnych powinieneś posiadać wyższe wykształcenie, co w wielu przedsiębiorstwach jest warunkiem koniecznym do zdobycia zatrudnienia. Ponadto ważne jest doświadczenie, minimum trzyletnie.

Jakie wymagania są stawiane przed kierownik do spraw administracyjnych?

wymaganiaW niemal każdym większym przedsiębiorstwie jest potrzebny kierownik do spraw administracyjnych. Osoba na tym stanowisku posiada doskonałe umiejętności związane z planowaniem oraz koordynowaniem, bowiem to właśnie należy do jej głównych obowiązków. Nierzadko bez pomocy takiego pracownika w firmie zapanowałby chaos. Z pewnością jest to bardzo trudny zawód, który wiąże się z koniecznością nieustannego skupienia, a także ogromną odpowiedzialnością.

Jakie wymagania są stawiane przed osobami, które ubiegają się o to stanowisko? Z pewnością jest to konieczność posiadania wyższego wykształcenia, a w tym przypadku preferowane jest nierzadko ukończenie studiów o kierunkach prawniczych, administracyjnych, czy też ekonomicznych. Kierownik do spraw administracyjnych musi w doskonały sposób znać obsługę komputera, a także język angielski bądź niemiecki. W tym przypadku nie bez znaczenia jest też posiadanie bardzo dużej wiedzy z zakresu administracji.

Kierownik powinien móc pochwalić się minimum dwuletnim doświadczeniem na takim samym czy też podobnym stanowisku. Istotna jest też umiejętność zarządzania zespołem, bowiem tym między innymi codziennie będzie zajmować się zatrudniony pracownik. Idealny kandydat wyróżnia się spośród innych zdolnościami przywódczymi, negocjacyjnymi, komunikatywnością oraz samodzielnością. To bardzo ważne cechy na tym stanowisku. W zamian kierownik do spraw administracyjnych może liczyć na stabilne warunki zatrudnienia oraz bardzo wysokie zarobki, które są nierzadko uzależnione od posiadanych kompetencji i kwalifikacji.

Jakie umiejętności powinien posiadać kierownik do spraw administracyjnych? Sprawdzamy

kierownik ds. administracyjnychOsoba zatrudniona w roli kierownika do spraw administracyjnych powinna się liczyć z tym, że jej głównym celem jest zapewnienie odpowiedniego funkcjonowania zaplecza administracyjnego firmy, a także i samego biura.

Do podstawowych obowiązków osoby na tym stanowisku należy organizowanie pracy przeróżnych firm współpracujących z danym przedsiębiorstwem (mogą to być, na przykład firmy serwisowe czy też remontowo – budowlane). Kierownik sprawuje również nadzór nad wykonywanymi obowiązkami przez podległy personel (nierzadko są to pracownicy sekretariatu czy też recepcji).

Na tym stanowisku ważna jest sama organizacja pracy biura w taki sposób, aby przebiegała ona sprawnie. Pracownik musi tworzyć same procedury, a później sprawować nadzór nad ich przestrzeganiem, to bardzo istotne, aby zachować odpowiedni porządek w firmie. Kierownik do spraw administracyjnych prowadzi też nadzór nad przeróżnymi sprawami związanymi z zaopatrzeniem w artykuły, które są niezbędne dla odpowiedniego funkcjonowania biura. Warto pamiętać też o tym, że pracownik zajmuje się też kwestiami gospodarczymi, transportem czy też inwestycjami.

W tym zawodzie najważniejsze są następujące umiejętności: taktyczne, komunikacyjne, zarządzania budżetem, kierowania ludzkim kapitałem, a także planowania oraz organizacji. Pracownik powinien posiadać wiedzę z zakresu zarządzania i administracji, a ponadto musi mieć zdolności organizacyjne. Istotna jest również sama inicjatywa i przedsiębiorczość.

Planuje, kieruje i koordynuje

kierownik ds. administracyjnychNiewiele osób wie o tym, czym zajmuje się kierownik do spraw administracyjnych. A jest to osoba, która nieustannie planuje, koordynuje oraz kieruje procesami administracyjnymi w konkretnym przedsiębiorstwie. Ta praca jest bezpośrednio związana z dokumentacją, komunikacją, a także organizowaniem działań poszczególnych pracowników.

Do głównych zadań osoby pracującej na tym stanowisku należy, na przykład nadzorowanie oraz zarządzanie administracją w firmie, oprócz tego musi on prowadzić konkretne biura, takie jak marketing, czy też sekretariat. Oprócz tego kierownik tworzy procedury, które mają podnosić jakość w przedsiębiorstwie.

Jeśli chciałbyś pracować w tym zawodzie, powinieneś mieć wykształcenie wyższe, a oprócz tego musisz znać przynajmniej jeden język obcy, na przykład angielski. Ważne jest to, abyś orientował się w kwestii zarządzania oraz administracji. Większość firm oczekuje minimum rocznego doświadczenia na takim, bądź podobnym stanowisku. Ważne jest również doświadczenie w zarządzaniu podległymi sobie pracownikami. Nie bez znaczenia jest też samodzielność w podejmowanych czynnościach, świetne umiejętności komunikacyjne oraz zdolności przywódcze.

To wszystko składa się na idealnego kierownika do spraw administracyjnych, którego potrzebuje bardzo wiele stabilnych przedsiębiorstw.

Profil kompetencji kierowniczych w administracji

kompetencjeCoraz dokładniejsza skrupulatność w jakościowym doborze pracowników sprawia, że zaczynają powstawać schematyczne modele profilowe idealnego kandydata. Tendencja ta dotyczy niemal każdej branży, również administracji samorządowej. Wielu uznanych teoretyków podejmowało się prób stworzenia optymalnego modelu kompetencji.

Jak wygląda on w przypadku stanowisk kierowniczych? Najpopularniejszy profil obejmuje trzy rodzaje kompetencji: konceptualne, społeczne i technicznie. Do kompetencji konceptualnych na stanowisku kierowniczym w administracji zaliczymy myślenie strategiczne i zdolności analityczne. Kompetencje społeczne to inaczej zdolności interpersonalne, natomiast techniczne obejmują biegłość zawodową.

Charakterystyczna dla tego profilu jest relatywność w określaniu priorytetowego rodzaju kompetencji. Zależy on bowiem od szczebla hierarchii kierowniczej, na którym znajduje się dany pracownik. Im niżej, tym ważniejsze są zdolności techniczne, specjalistyczne w danej branży. Z kolei im wyższe stanowisko kierownicze, tym ważniejsze stają się umiejętności interpersonalne – pozwalające zarządzać grupą i budować relacje międzyludzkie.

Natomiast od stanowisk kierowniczych, znajdujących się na szczycie tej drabiny, wymaga się wyjątkowych umiejętności analityczno-syntetycznych, twórczego zorientowania na rozwiązywanie problemów i perspektywicznego myślenia koncepcyjnego. Oczywiście część elementów z danego rodzaju jest wspólna dla wszystkich szczebli – m.in. zdolność współpracy z otoczeniem.

3 najważniejsze umiejętności kierownicze

umiejętności kierowniczeKierownik administracyjny to wymagający zawód. Nie tylko specjalistycznej wiedzy, popartej doświadczeniem, ale również rozwiniętych umiejętności interpersonalnych. Znajomość sektora, jakim jest administracja samorządowa i dziedzin pokrewnych, jak aspekty prawne czy księgowe – to cechy niepodlegające dyskusji. Kierownik musi być przede wszystkim autorytetem w kwestiach merytorycznych. Nie zapominajmy jednak, że stanowisko kierownicze rządzi się swoimi prawami i wymaga od piastujących go osób szczególnych kompetencji.

Można wyróżnić trzy najważniejsze umiejętności kierownicze, niezbędne w każdej branży, zwłaszcza w administracji. Zaliczymy do nich umiejętność komunikowania się, zdolności decyzyjne oraz biegłość gospodarowania czasem.

Twórca tego zestawienia nie hierarchizuje ich, można zatem przyjąć, że wszystkie są równie istotne i komplementarne względem siebie. Zdolność komunikowania pozwala nie tylko na przekazywanie przez kierownika własnych koncepcji, ale także na przyjmowanie pomysłów współpracowników. Wymiana informacji, oparta na wzajemnym szacunku i zrozumieniu, to fundament każdego stanowiska kierowniczego. Zdolności decyzyjne umożliwiają odpowiednie rozwiązywanie problemów oraz wykorzystanie dostępnych możliwości, poprzedzone ich prawidłowym rozpoznaniem. Z kolei gospodarowanie czasem jest niezbędne dla procesu delegowania obowiązków. Kierownik administracyjny powinien pracować nad rozwojem każdej z tych trzech umiejętności.

Kierownik administracyjny – co ma wspólnego z kadrami?

kierownik ds. administracyjnychNa pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że kierownik administracyjny z kadrami ma wspólnego niewiele. Analiza rzeczywistego funkcjonowania firm prowadzi jednak do odmiennych wniosków, bowiem bardzo często zdarza się, że stanowisko kierownicze dotyczy jednocześnie dwóch pionów – administracyjnego i kadrowego. Takie połączenie prawdopodobnie generowane jest zbieżnością obowiązków kierowniczych w tych dwóch obszarach i większą efektywnością w sytuacji jednoczesnego zarządzania oboma działami.

Kierownik do spraw administracyjno-kadrowych z jednej strony koordynuje politykę administracyjną i personalną firmy, prowadzi dokumentację prawną, sporządza umowy, zarządza podległym zespołem i przede wszystkim współtworzy wewnętrzną komunikację. Z drugiej strony z kolei jego obowiązki dopełnione są poprzez zadanie zarządzania zasobami ludzkimi w danej organizacji.

Takie połączenie obowiązków sprawia, że jest w stanie czuwać nad całością działań, dotyczących poszczególnych pracowników, co wydatnie przekłada się na jakość organizacyjną oraz poziom skomunikowania. Koordynuje zatem wszelkie sprawy kadrowe (urlopy, zaświadczenia, umowy, zasiłki, listy płac, weryfikacja czasu pracy, obsługa ubezpieczeń, sprawozdania GUS) oraz związane z systemem wynagrodzeń. Opracowuje procedury wewnętrzne, związane przede wszystkim z procesami rekrutacyjnymi. Połączenie obowiązków administracyjnych i kadrowych umożliwia właściwe kształtowanie kultury organizacyjnej, pomocnej we współtworzeniu oczekiwanego wizerunku firmy.

Zalety i wady stanowiska kierowniczego w administracji

zalety i wady stanowiska kierowniczego w administracjiDla większości specjalistów administracyjnych, stanowisko kierownicze to marzenie i cel, ku któremu warto dążyć. Wbrew pozorom jednak, pełnienie obowiązków kierownika administracyjnego nie jest drogą usłaną różami – jak każdy inny zawód, poza oczywistymi zaletami, posiada on też swoje wady.

Niewątpliwym plusem stanowiska kierowniczego są zarobki – zdecydowanie większe niż specjalisty, a już na pewno osoby, która dopiero zaczyna swoją przygodę zawodową. Budowanie zespołu pracowników i organizacja jego pracy mogą być ponad to źródłem ogromnej satysfakcji. Możliwość rozwijania umiejętności przywódczych to kolejna zaleta. Zadowolenie przynosi także wskazywanie dróg rozwoju współpracownikom, wspieranie ich swoją wiedzą i czynny udział w procesach integracyjnych.

Niestety, kryje się za tym wszystkim wielka odpowiedzialność, która spoczywa na barkach tylko i wyłącznie kierownika – to on odpowiada za wszystkie niepowodzenia (przeciwnie do sukcesów). Wiąże się z tym duży stres, potęgowany często brakiem wsparcia (to on jest wsparciem dla swoich pracowników) i nierzadko pojawiającym się uczuciem bezradności. Kierownicy często narzekają także na samotność. Dodatkowo odpowiadają za zwolnienia pracowników, co nie jest przyjemnym momentem, jednak jako kierownik – trzeba wiedzieć, kiedy jest on konieczny. Stąd kierownik musi być dla swojego zespołu autorytetem – wchodzenie w rolę przyjaciela zawsze będzie miało negatywne skutki. Izolacja do koleżeńskiej strony pracy to również niełatwe zadanie.

Jak być dobrym kierownikiem w administracji?

jak być dobrym kierownikiemKierownik do spraw administracyjnych, podobnie jak każde stanowisko kierownicze w innych branżach, to zawód wymagający – zarówno pod względem wysokiej jakościowo merytoryki wypełnianych obowiązków, jak i wybitnie rozwiniętych umiejętności miękkich i doświadczenia.

Dobry kierownik to przede wszystkim kierownik, posiadający duży zasób wiedzy z dziedziny, w której się specjalizuje. Nie może poprzestać jedynie na studiach – współczesny rynek pracy przeobraża się tak szybko, że aby się na nim utrzymać, niezbędne jest ciągłe dokształcanie i pogłębianie nabytych kompetencji.

Bycie dobrym kierownikiem to jednocześnie bycie profesjonalnym liderem. Konieczne są znakomite zdolności interpersonalne i komunikacyjne, które pozwolą nie tylko na zbudowanie efektywnie współgrającego zespołu, ale również umożliwią pracownikom rozwój. Kierownik powinien być nie tylko motywacją, ale także siłą napędową swojego zespołu – musi z jednej strony inspirować i akceptować, a z drugiej stanowić autorytet, chętnie dzielić się swoją wiedzą i jednocześnie wspierać oraz służyć radą i pomocą.

Osoba, zatrudniona na stanowisku kierowniczym, to także negocjator i rozjemca. Pracownicy muszą czuć, że w sytuacjach problemowych nie zostaną pozostawieni samym sobie. Kierownik, profesjonalnie wykonujący swoją pracę, to w końcu osoba posiadająca nieprzeciętne zdolności organizacyjne i potrafiąca prawidłowo delegować obowiązki – w tym tkwi sukces budowania i kierowania zespołem.

Ogłoszenia o pracę dla kierowników administracyjnych

ogłoszenia o pracęAdministracja jest branżą, w której niestety o pracę nie jest łatwo. Zamieszczanych w internecie ofert jest niewiele w skali krajowej i na zatrudnienie na wskazanym stanowisku mogą liczyć jedynie osoby z najwyższymi kwalifikacjami.

Niezbędne jest rzecz jasna ukończenie studiów wyższych na kierunku administracji i legitymowanie się tytułem magistra. Może to jednak nie wystarczyć, dlatego aby być konkurencyjnym na rynku, warto zainwestować w dodatkowe kwalifikacje i podjąć studia podyplomowe, zwłaszcza w kierunku zarządzania.

Pracodawcy oczekują minimum dwu lub trzyletniego doświadczenia na stanowisku specjalisty ds. administracyjnych, a nierzadko również kompetencji w zakresie zagadnień prawniczych, głównie związanych z prawem pracy. Konieczna jest biegła znajomość języka angielskiego oraz posiadanie czynnego prawa jazdy.

Najwięcej ofert znajdziemy obecnie dla branży farmaceutycznej oraz świadczącej usługi outsourcingowe, a także w działach zajmujących się human resources. Kierownicy administracyjni poszukiwani są głównie w województwie mazowieckim (na czoło wysuwa się tutaj Warszawa) oraz dolnośląskim z nakierowaniem na Wrocław.

W stolicy kierownicy administracji potrzebni są głównie w branży budowlanej, natomiast we Wrocławiu w firmach świadczących usługi dla biznesu (księgowe, kadrowo-płacowe, podatkowe i zarządzania dokumentami). Pracodawcy oferują kandydatom konkurencyjne wynagrodzenie, prywatne ubezpieczenie czy kartę Multisport.