Podstawowym zadaniem kierownika do spraw administracyjnych jest taka organizacja pracy biura, by przebiegała ona w sposób sprawny i efektywny. Celem takiego działania jest troska o właściwie funkcjonowanie zaplecza administracyjnego, co wpływa na całkowitą wydajność firmy.
Dział administracyjny jest jednym z najważniejszych i choć jego pracownicy zazwyczaj nie pełnią funkcji reprezentacyjnych, to efekty ich pracy wpływają na wizerunek firmy. Tym samym na kierowniku tego działu spoczywa duża odpowiedzialność i musi się on wykazywać specjalistyczną wiedzą z zakresu administracji, prawa, księgowości i zarządzania. Organizuje pracę nie tylko podległych pracowników, ale również firm podwykonawczych i współpracujących, a zatem w skład jego zadań zawodowych wchodzą również kontakty z klientami i partnerami biznesowymi.
Monitoruje przestrzeganie procedur, a także samodzielnie tworzy normy. Czuwa także nad zaopatrzeniem biura w niezbędny asortyment, a jeśli wymaga tego sytuacja – kontroluje również przebieg spraw gospodarczo-inwestycyjnych.
Kierownik administracyjny zajmuje się ponad to przetargami publicznymi i prowadzi postępowania z zakresu zamówień publicznych oraz wnioskuje o dotacje i dofinansowania, co wiąże się także z poszukiwaniem sponsorów. Sprawuje nadzór nad archiwami, zajmuje się ewidencją dokumentów, przygotowuje umowy i kosztorysy.
Do jego zadań należy też sporządzanie raportów i prezentacji, rejestracja wydatków oraz tworzenie sprawozdań na potrzeby innych działów oraz firm zewnętrznych, zarówno prywatnych (podwykonawcy), jak i publicznych (Główny Urząd Statystyczny).
