Planuje, kieruje i koordynuje

kierownik ds. administracyjnychNiewiele osób wie o tym, czym zajmuje się kierownik do spraw administracyjnych. A jest to osoba, która nieustannie planuje, koordynuje oraz kieruje procesami administracyjnymi w konkretnym przedsiębiorstwie. Ta praca jest bezpośrednio związana z dokumentacją, komunikacją, a także organizowaniem działań poszczególnych pracowników.

Do głównych zadań osoby pracującej na tym stanowisku należy, na przykład nadzorowanie oraz zarządzanie administracją w firmie, oprócz tego musi on prowadzić konkretne biura, takie jak marketing, czy też sekretariat. Oprócz tego kierownik tworzy procedury, które mają podnosić jakość w przedsiębiorstwie.

Jeśli chciałbyś pracować w tym zawodzie, powinieneś mieć wykształcenie wyższe, a oprócz tego musisz znać przynajmniej jeden język obcy, na przykład angielski. Ważne jest to, abyś orientował się w kwestii zarządzania oraz administracji. Większość firm oczekuje minimum rocznego doświadczenia na takim, bądź podobnym stanowisku. Ważne jest również doświadczenie w zarządzaniu podległymi sobie pracownikami. Nie bez znaczenia jest też samodzielność w podejmowanych czynnościach, świetne umiejętności komunikacyjne oraz zdolności przywódcze.

To wszystko składa się na idealnego kierownika do spraw administracyjnych, którego potrzebuje bardzo wiele stabilnych przedsiębiorstw.

Profil kompetencji kierowniczych w administracji

kompetencjeCoraz dokładniejsza skrupulatność w jakościowym doborze pracowników sprawia, że zaczynają powstawać schematyczne modele profilowe idealnego kandydata. Tendencja ta dotyczy niemal każdej branży, również administracji samorządowej. Wielu uznanych teoretyków podejmowało się prób stworzenia optymalnego modelu kompetencji.

Jak wygląda on w przypadku stanowisk kierowniczych? Najpopularniejszy profil obejmuje trzy rodzaje kompetencji: konceptualne, społeczne i technicznie. Do kompetencji konceptualnych na stanowisku kierowniczym w administracji zaliczymy myślenie strategiczne i zdolności analityczne. Kompetencje społeczne to inaczej zdolności interpersonalne, natomiast techniczne obejmują biegłość zawodową.

Charakterystyczna dla tego profilu jest relatywność w określaniu priorytetowego rodzaju kompetencji. Zależy on bowiem od szczebla hierarchii kierowniczej, na którym znajduje się dany pracownik. Im niżej, tym ważniejsze są zdolności techniczne, specjalistyczne w danej branży. Z kolei im wyższe stanowisko kierownicze, tym ważniejsze stają się umiejętności interpersonalne – pozwalające zarządzać grupą i budować relacje międzyludzkie.

Natomiast od stanowisk kierowniczych, znajdujących się na szczycie tej drabiny, wymaga się wyjątkowych umiejętności analityczno-syntetycznych, twórczego zorientowania na rozwiązywanie problemów i perspektywicznego myślenia koncepcyjnego. Oczywiście część elementów z danego rodzaju jest wspólna dla wszystkich szczebli – m.in. zdolność współpracy z otoczeniem.

3 najważniejsze umiejętności kierownicze

umiejętności kierowniczeKierownik administracyjny to wymagający zawód. Nie tylko specjalistycznej wiedzy, popartej doświadczeniem, ale również rozwiniętych umiejętności interpersonalnych. Znajomość sektora, jakim jest administracja samorządowa i dziedzin pokrewnych, jak aspekty prawne czy księgowe – to cechy niepodlegające dyskusji. Kierownik musi być przede wszystkim autorytetem w kwestiach merytorycznych. Nie zapominajmy jednak, że stanowisko kierownicze rządzi się swoimi prawami i wymaga od piastujących go osób szczególnych kompetencji.

Można wyróżnić trzy najważniejsze umiejętności kierownicze, niezbędne w każdej branży, zwłaszcza w administracji. Zaliczymy do nich umiejętność komunikowania się, zdolności decyzyjne oraz biegłość gospodarowania czasem.

Twórca tego zestawienia nie hierarchizuje ich, można zatem przyjąć, że wszystkie są równie istotne i komplementarne względem siebie. Zdolność komunikowania pozwala nie tylko na przekazywanie przez kierownika własnych koncepcji, ale także na przyjmowanie pomysłów współpracowników. Wymiana informacji, oparta na wzajemnym szacunku i zrozumieniu, to fundament każdego stanowiska kierowniczego. Zdolności decyzyjne umożliwiają odpowiednie rozwiązywanie problemów oraz wykorzystanie dostępnych możliwości, poprzedzone ich prawidłowym rozpoznaniem. Z kolei gospodarowanie czasem jest niezbędne dla procesu delegowania obowiązków. Kierownik administracyjny powinien pracować nad rozwojem każdej z tych trzech umiejętności.