Czym powinien charakteryzować się kierownik działu administracyjnego?

cechy kierownika ds. administracyjnychWymagania kwalifikacyjne dla kierownika ds. administracji są bardzo rozległe. Zawód ten wymaga nie tylko szerokiej wiedzy, ale również kilkuletniego doświadczenia i dodatkowych umiejętności takich, jak doskonała znajomość języka obcego. Niemniej ważne są również zdolności interpersonalne i rozwinięte umiejętności miękkie. Można by pomyśleć, że to ostatnie sformułowanie jest tendencyjnie – nic bardziej mylnego!

W przypadku stanowisk kierowniczych, cechy osobowościowe to połowa sukcesu. Trzeba zdawać sobie sprawę, że kierownik administracyjny kieruje grupą ludzi, nie tylko delegując poszczególne zadania, ale również kontrolując ich wykonanie, szkoląc i stanowiąc wsparcie. Osoba taka powinna być urodzonym liderem.

Umiejętności komunikacyjne, otwartość i zdolność wzbudzania zaufania to jedne z wielu cech niezbędnych. Do kolejnych należą pewność siebie, asertywność, szybkość rozwiązywania konfliktów, brak podatności na sytuacje stresowe oraz zdolności analityczno-negocjacyjne. Konieczne okaże się również myślenie taktyczne, umiejętności zarządzania (zarówno kapitałem ludzkim, jak i finansami), zdolności planistyczno-organizacyjne oraz wrodzona przedsiębiorczość. Kierownik administracyjny musi być ponad to odpowiedzialny i sumienny, by stanowić właściwy wzór do naśladowania dla swoich podwładnych.

Obowiązki kierownika administracyjnego

obowiązki kierownika administracyjnegoPodstawowym zadaniem kierownika do spraw administracyjnych jest taka organizacja pracy biura, by przebiegała ona w sposób sprawny i efektywny. Celem takiego działania jest troska o właściwie funkcjonowanie zaplecza administracyjnego, co wpływa na całkowitą wydajność firmy.

Dział administracyjny jest jednym z najważniejszych i choć jego pracownicy zazwyczaj nie pełnią funkcji reprezentacyjnych, to efekty ich pracy wpływają na wizerunek firmy. Tym samym na kierowniku tego działu spoczywa duża odpowiedzialność i musi się on wykazywać specjalistyczną wiedzą z zakresu administracji, prawa, księgowości i zarządzania. Organizuje pracę nie tylko podległych pracowników, ale również firm podwykonawczych i współpracujących, a zatem w skład jego zadań zawodowych wchodzą również kontakty z klientami i partnerami biznesowymi.

Monitoruje przestrzeganie procedur, a także samodzielnie tworzy normy. Czuwa także nad zaopatrzeniem biura w niezbędny asortyment, a jeśli wymaga tego sytuacja – kontroluje również przebieg spraw gospodarczo-inwestycyjnych.

Kierownik administracyjny zajmuje się ponad to przetargami publicznymi i prowadzi postępowania z zakresu zamówień publicznych oraz wnioskuje o dotacje i dofinansowania, co wiąże się także z poszukiwaniem sponsorów. Sprawuje nadzór nad archiwami, zajmuje się ewidencją dokumentów, przygotowuje umowy i kosztorysy.

Do jego zadań należy też sporządzanie raportów i prezentacji, rejestracja wydatków oraz tworzenie sprawozdań na potrzeby innych działów oraz firm zewnętrznych, zarówno prywatnych (podwykonawcy), jak i publicznych (Główny Urząd Statystyczny).

Kim jest kierownik do spraw administracyjnych?

kim jest kierownik ds. administracyjnychKierownik administracyjny to osoba stojąca na czele działu administracyjnego danej firmy bądź przedsiębiorstwa. Należy do kadry kierowniczej, stąd duży prestiż tego stanowiska, cieszącego się szacunkiem i ugruntowaną renomą.

Obowiązki kierownicze opierają się na organizacji pracy członków działu oraz zarządzaniu wykonywaniem określonych zadań. Kierownik działa z myślą o ciągłym rozwoju jakościowym swoim, współpracowników i firmy oraz w poszanowaniu norm optymalizacji i zwiększania efektywności.

Stanowisko kierownicze związane jest z wysokimi zarobkami. Pamiętajmy, że kierownik działu bierze na siebie odpowiedzialność za każdy błąd lub zaniedbanie pracownika niższego szczebla, a zadania priorytetowe bądź najwyższej wagi wykonywane są bezpośrednio przez niego.

Kierownik administracyjny zazwyczaj samodzielnie dobiera sobie zespół i powinna temu towarzyszyć pogłębiona analiza psychologiczna. To od niego bowiem zależy jakość pracy całego działu i poziom współpracy. Ważne jest również odpowiednie delegowanie zadań, w oparciu o świadomość indywidualnych zdolności poszczególnych pracowników.

Osoba, zatrudniona na opisywanym stanowisku, monitoruje również terminowość wykonywania zleceń oraz pilnuje działania zgodnego z zasadami ergonomii pracy, a także kontroluje przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i bezpieczeństwa i higieny pracy. Bardzo ważnym zadaniem, od którego niejednokrotnie zależy powodzenie danego zlecenia czy projektu, jest również utrzymywanie długotrwałych relacji z partnerami biznesowymi. Zazwyczaj niezbędna jest do tego biegła znajomość języków obcych, a nierzadko wyjazdy służbowe i reprezentacja firmy na zewnątrz.