Ten pracownik jest mistrzem planowania

ten pracownik jest mistrzem planowaniaPrzeglądając oferty pracy zdarza się nam trafić na ogłoszenia, które dotyczą kierownika ds. administracyjnych. Czym właściwie zajmuje się osoba obejmująca to stanowisko? Z pewnością musi ona planować oraz koordynować wszelkimi procesami administracyjnymi firmy.

Czym są procesy administracyjne firmy?

Okazuje się, że kierownik ds. administracyjnych jest odpowiedzialny za procesy administracyjne. W tym przypadku można wymienić w tej grupie wszelkie dokumentowanie, komunikację, a także organizowanie poszczególnych działań wszystkich pracowników.

Kierownik ds. administracyjnych w głównej mierze zajmuje się zarządzaniem oraz nadzorowaniem administracją firmy. Oprócz tego prowadzi on biuro oraz tworzy wszelkie procedury, które mają podnieść jakość działań danej firmy. Musi on także przygotowywać wszelkie materiały promocyjne. Praca osoby na tym stanowisku jest bardzo odpowiedzialna i na pewno nie należy do łatwych. Pracownik musi się liczyć z ogromny stresem, a także koniecznością współpracy z wieloma różnymi działami. Musi on wykazywać się świetnie rozwiniętymi umiejętnościami komunikacyjnymi, co jest bardzo istotne, ponieważ powinien on w odpowiedni sposób zarządzać grupą podległych mu osób. Właśnie dlatego powinien on uczestniczyć w przeróżnych kursach i szkoleniach, które rozwijają właśnie te kompetencje.

W tym zawodzie praca zespołowa to podstawa

praca zespołowaNa rynku pracy jest wiele zawodów, które wymagają od nas umiejętności współpracy i wspólnej realizacji poszczególnych celów. Praca z innymi ludźmi z pewnością nie należy do najłatwiejszych, a przekonać się o tym może choćby kierownik do spraw administracyjnych. To on dowodzi grupą ludzi i dba o to, aby przedsiębiorstwo funkcjonowało w jak najlepszym porządku. Musi on być otwarty na potrzeby swoich podwładnych.

Współpraca jest niezbędna również w przypadku pracy dziennikarskiej. Niezależnie od medium, czy będzie to telewizja, prasa, radiowa, czy internet. Osoba zatrudniona na stanowisku dziennikarza musi realizować poszczególne materiały we współpracy z całą ekipą ludzi. Nieumiejętna komunikacja mogłaby doprowadzić do tego, że czas pracy znacznie by się wydłużył. Podobnie jest w przypadku strażaków. To właśnie oni powinni stanowić bardzo zgraną drużynę. Muszą działać szybko, a przede wszystkim skutecznie.

Do tej grupy zaliczymy także pracowników medycznych. W tym przypadku na szali waży się ludzkie życie, zatem współpraca stanowi tutaj kluczowy czynnik. Budowlańcy także muszą ze sobą współpracować. Realizują różnorakie projekty budowlane, które nierzadko są wieloetapowymi przedsięwzięciami. Jednak człowiek z pewnością nie byłby w stanie poradzić sobie z wszystkimi działaniami.

Prowadzi nie tylko dokumentację

prowadzenie dokumentacji i nie tylkoWiele firm poszukuje do swojej kadry pracowników na stanowisko kierownika do spraw administracyjnych. Osoba na takim stanowisku nie musi jedynie w sposób prawidłowy prowadzić dokumentacji. Oprócz tego powinien on nieustannie sprawować nadzór nad utrzymaniem poszczególnych obiektów w stanie pełnej sprawności. Musi on utrzymywać ciągłość pracy podległych mu pracowników. Powinien on także sprawować ciągły nadzór nad podległym mu działem.

Kierownik do spraw administracyjnych ma przed sobą trudny orzech do zgryzienia. Jego praca wiąże się z ciągłym stresem, ale też wieloma możliwościami rozwoju. Względem kandydatów na to stanowisko oczekuje się najlepiej wyższego wykształcenia. Istotne jest posiadane doświadczenie. Minimum trzyletnie na takim samym, czy też podobnym stanowisku. Ważne w tym zawodzie jest także pozytywne nastawienie do życia, a także do pracy. Taka osoba powinna bez trudu nawiązywać kontakty z innymi, aby prowokować miłą atmosferę w miejscu pracy. To wszystko jest bardzo istotne, żeby przedsiębiorstwo funkcjonowało bez żadnych trudności i większych problemów. W związku z tym, osoby na tym stanowisku najczęściej są zatrudniane na podstawie umowy o pracę, oprócz tego mogą liczyć na wysokie zarobki, a także dodatkowe profity wynikające z posiadania Karty Multisport.

Idealny kierownik – to marzenie niejednego pracownika

idealny kierownikJaki jest idealny kierownik? Z pewnością będzie traktować zespół sprawiedliwie, a także udzielał mu niezbędnego wsparcia. Musi on nieustannie doradzać pracownikom, ale też w kulturalny sposób zlecać im obowiązki. To właśnie od jego charakteru, wiedzy, a przede wszystkim postawy będzie zależeć atmosfera panująca w firmie.

Komunikatywność to bardzo ważna cecha osoby pełniącej funkcje kierownicze. Każdy z nas wie o tym, że idealny przełożony będzie bez żadnych trudności rozmawiał ze swoich zespołem, a także dzielił się z nim niezbędnymi wskazówkami. Ponadto taka osoba będzie przede wszystkim pomocna. W końcu profesjonalny kierownik ceni sobie samodzielność podległych mu pracowników. Ważne jest to, aby wszelkie czynności w dziale były doprowadzane do końca, tak samo jak podejmowane wcześniej projekty.

Na tym nie kończą się cechy idealnego kierownika. Z pewnością powinien on być również asertywny, a przy tym bez żadnych trudności podejmować ewentualne negocjacje. Każdy kierownik musi brać pod uwagę sugestie i prośby swoich podwładnych, jednakże nie może on być uległy, czy też działać wbrew swoim postanowieniom. Nadmierna kontrola również nie jest mile widziana w większości przedsiębiorstw. Ważne jest to, aby kierownik motywował zespół do pracy, a nie go zniechęcał. To wszystko w połączeniu z konsekwencją takiej osoby może zdziałać cuda.

Jakie umiejętności powinien posiadać kierownik do spraw administracyjnych? Sprawdzamy

kierownik ds. administracyjnychOsoba zatrudniona w roli kierownika do spraw administracyjnych powinna się liczyć z tym, że jej głównym celem jest zapewnienie odpowiedniego funkcjonowania zaplecza administracyjnego firmy, a także i samego biura.

Do podstawowych obowiązków osoby na tym stanowisku należy organizowanie pracy przeróżnych firm współpracujących z danym przedsiębiorstwem (mogą to być, na przykład firmy serwisowe czy też remontowo – budowlane). Kierownik sprawuje również nadzór nad wykonywanymi obowiązkami przez podległy personel (nierzadko są to pracownicy sekretariatu czy też recepcji).

Na tym stanowisku ważna jest sama organizacja pracy biura w taki sposób, aby przebiegała ona sprawnie. Pracownik musi tworzyć same procedury, a później sprawować nadzór nad ich przestrzeganiem, to bardzo istotne, aby zachować odpowiedni porządek w firmie. Kierownik do spraw administracyjnych prowadzi też nadzór nad przeróżnymi sprawami związanymi z zaopatrzeniem w artykuły, które są niezbędne dla odpowiedniego funkcjonowania biura. Warto pamiętać też o tym, że pracownik zajmuje się też kwestiami gospodarczymi, transportem czy też inwestycjami.

W tym zawodzie najważniejsze są następujące umiejętności: taktyczne, komunikacyjne, zarządzania budżetem, kierowania ludzkim kapitałem, a także planowania oraz organizacji. Pracownik powinien posiadać wiedzę z zakresu zarządzania i administracji, a ponadto musi mieć zdolności organizacyjne. Istotna jest również sama inicjatywa i przedsiębiorczość.

Planuje, kieruje i koordynuje

kierownik ds. administracyjnychNiewiele osób wie o tym, czym zajmuje się kierownik do spraw administracyjnych. A jest to osoba, która nieustannie planuje, koordynuje oraz kieruje procesami administracyjnymi w konkretnym przedsiębiorstwie. Ta praca jest bezpośrednio związana z dokumentacją, komunikacją, a także organizowaniem działań poszczególnych pracowników.

Do głównych zadań osoby pracującej na tym stanowisku należy, na przykład nadzorowanie oraz zarządzanie administracją w firmie, oprócz tego musi on prowadzić konkretne biura, takie jak marketing, czy też sekretariat. Oprócz tego kierownik tworzy procedury, które mają podnosić jakość w przedsiębiorstwie.

Jeśli chciałbyś pracować w tym zawodzie, powinieneś mieć wykształcenie wyższe, a oprócz tego musisz znać przynajmniej jeden język obcy, na przykład angielski. Ważne jest to, abyś orientował się w kwestii zarządzania oraz administracji. Większość firm oczekuje minimum rocznego doświadczenia na takim, bądź podobnym stanowisku. Ważne jest również doświadczenie w zarządzaniu podległymi sobie pracownikami. Nie bez znaczenia jest też samodzielność w podejmowanych czynnościach, świetne umiejętności komunikacyjne oraz zdolności przywódcze.

To wszystko składa się na idealnego kierownika do spraw administracyjnych, którego potrzebuje bardzo wiele stabilnych przedsiębiorstw.

Profil kompetencji kierowniczych w administracji

kompetencjeCoraz dokładniejsza skrupulatność w jakościowym doborze pracowników sprawia, że zaczynają powstawać schematyczne modele profilowe idealnego kandydata. Tendencja ta dotyczy niemal każdej branży, również administracji samorządowej. Wielu uznanych teoretyków podejmowało się prób stworzenia optymalnego modelu kompetencji.

Jak wygląda on w przypadku stanowisk kierowniczych? Najpopularniejszy profil obejmuje trzy rodzaje kompetencji: konceptualne, społeczne i technicznie. Do kompetencji konceptualnych na stanowisku kierowniczym w administracji zaliczymy myślenie strategiczne i zdolności analityczne. Kompetencje społeczne to inaczej zdolności interpersonalne, natomiast techniczne obejmują biegłość zawodową.

Charakterystyczna dla tego profilu jest relatywność w określaniu priorytetowego rodzaju kompetencji. Zależy on bowiem od szczebla hierarchii kierowniczej, na którym znajduje się dany pracownik. Im niżej, tym ważniejsze są zdolności techniczne, specjalistyczne w danej branży. Z kolei im wyższe stanowisko kierownicze, tym ważniejsze stają się umiejętności interpersonalne – pozwalające zarządzać grupą i budować relacje międzyludzkie.

Natomiast od stanowisk kierowniczych, znajdujących się na szczycie tej drabiny, wymaga się wyjątkowych umiejętności analityczno-syntetycznych, twórczego zorientowania na rozwiązywanie problemów i perspektywicznego myślenia koncepcyjnego. Oczywiście część elementów z danego rodzaju jest wspólna dla wszystkich szczebli – m.in. zdolność współpracy z otoczeniem.

3 najważniejsze umiejętności kierownicze

umiejętności kierowniczeKierownik administracyjny to wymagający zawód. Nie tylko specjalistycznej wiedzy, popartej doświadczeniem, ale również rozwiniętych umiejętności interpersonalnych. Znajomość sektora, jakim jest administracja samorządowa i dziedzin pokrewnych, jak aspekty prawne czy księgowe – to cechy niepodlegające dyskusji. Kierownik musi być przede wszystkim autorytetem w kwestiach merytorycznych. Nie zapominajmy jednak, że stanowisko kierownicze rządzi się swoimi prawami i wymaga od piastujących go osób szczególnych kompetencji.

Można wyróżnić trzy najważniejsze umiejętności kierownicze, niezbędne w każdej branży, zwłaszcza w administracji. Zaliczymy do nich umiejętność komunikowania się, zdolności decyzyjne oraz biegłość gospodarowania czasem.

Twórca tego zestawienia nie hierarchizuje ich, można zatem przyjąć, że wszystkie są równie istotne i komplementarne względem siebie. Zdolność komunikowania pozwala nie tylko na przekazywanie przez kierownika własnych koncepcji, ale także na przyjmowanie pomysłów współpracowników. Wymiana informacji, oparta na wzajemnym szacunku i zrozumieniu, to fundament każdego stanowiska kierowniczego. Zdolności decyzyjne umożliwiają odpowiednie rozwiązywanie problemów oraz wykorzystanie dostępnych możliwości, poprzedzone ich prawidłowym rozpoznaniem. Z kolei gospodarowanie czasem jest niezbędne dla procesu delegowania obowiązków. Kierownik administracyjny powinien pracować nad rozwojem każdej z tych trzech umiejętności.

Kierownik administracyjny – co ma wspólnego z kadrami?

kierownik ds. administracyjnychNa pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że kierownik administracyjny z kadrami ma wspólnego niewiele. Analiza rzeczywistego funkcjonowania firm prowadzi jednak do odmiennych wniosków, bowiem bardzo często zdarza się, że stanowisko kierownicze dotyczy jednocześnie dwóch pionów – administracyjnego i kadrowego. Takie połączenie prawdopodobnie generowane jest zbieżnością obowiązków kierowniczych w tych dwóch obszarach i większą efektywnością w sytuacji jednoczesnego zarządzania oboma działami.

Kierownik do spraw administracyjno-kadrowych z jednej strony koordynuje politykę administracyjną i personalną firmy, prowadzi dokumentację prawną, sporządza umowy, zarządza podległym zespołem i przede wszystkim współtworzy wewnętrzną komunikację. Z drugiej strony z kolei jego obowiązki dopełnione są poprzez zadanie zarządzania zasobami ludzkimi w danej organizacji.

Takie połączenie obowiązków sprawia, że jest w stanie czuwać nad całością działań, dotyczących poszczególnych pracowników, co wydatnie przekłada się na jakość organizacyjną oraz poziom skomunikowania. Koordynuje zatem wszelkie sprawy kadrowe (urlopy, zaświadczenia, umowy, zasiłki, listy płac, weryfikacja czasu pracy, obsługa ubezpieczeń, sprawozdania GUS) oraz związane z systemem wynagrodzeń. Opracowuje procedury wewnętrzne, związane przede wszystkim z procesami rekrutacyjnymi. Połączenie obowiązków administracyjnych i kadrowych umożliwia właściwe kształtowanie kultury organizacyjnej, pomocnej we współtworzeniu oczekiwanego wizerunku firmy.

Zalety i wady stanowiska kierowniczego w administracji

zalety i wady stanowiska kierowniczego w administracjiDla większości specjalistów administracyjnych, stanowisko kierownicze to marzenie i cel, ku któremu warto dążyć. Wbrew pozorom jednak, pełnienie obowiązków kierownika administracyjnego nie jest drogą usłaną różami – jak każdy inny zawód, poza oczywistymi zaletami, posiada on też swoje wady.

Niewątpliwym plusem stanowiska kierowniczego są zarobki – zdecydowanie większe niż specjalisty, a już na pewno osoby, która dopiero zaczyna swoją przygodę zawodową. Budowanie zespołu pracowników i organizacja jego pracy mogą być ponad to źródłem ogromnej satysfakcji. Możliwość rozwijania umiejętności przywódczych to kolejna zaleta. Zadowolenie przynosi także wskazywanie dróg rozwoju współpracownikom, wspieranie ich swoją wiedzą i czynny udział w procesach integracyjnych.

Niestety, kryje się za tym wszystkim wielka odpowiedzialność, która spoczywa na barkach tylko i wyłącznie kierownika – to on odpowiada za wszystkie niepowodzenia (przeciwnie do sukcesów). Wiąże się z tym duży stres, potęgowany często brakiem wsparcia (to on jest wsparciem dla swoich pracowników) i nierzadko pojawiającym się uczuciem bezradności. Kierownicy często narzekają także na samotność. Dodatkowo odpowiadają za zwolnienia pracowników, co nie jest przyjemnym momentem, jednak jako kierownik – trzeba wiedzieć, kiedy jest on konieczny. Stąd kierownik musi być dla swojego zespołu autorytetem – wchodzenie w rolę przyjaciela zawsze będzie miało negatywne skutki. Izolacja do koleżeńskiej strony pracy to również niełatwe zadanie.