Osoba obejmująca stanowisko Kierownika ds. Administracyjnych odpowiedzialna jest za sprawne funkcjonowanie całego biura. Przede wszystkim planuje oraz koordynuje wszelkie działania związane z administracją firmy, tj. dokumentacją, komunikacją pomiędzy wszystkimi komórkami przedsiębiorstwa oraz wybranymi działaniami poszczególnych pracowników.
Do podstawowych obowiązków Kierownika ds. Administracji należy przede wszystkim:
- Zarządzanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników z działu administracyjnego
- Organizowanie sprawnego działania biura, recepcji: obieg dokumentów, przyjmowanie gości, komunikacja między działami
- Badanie zapotrzebowania w niezbędne materiały biurowe, urządzenia itp. oraz nadzór nad ich zakupem i dystrybucją
- Organizowanie podróży służbowych oraz imprez firmowych
- Tworzenie oraz rozpowszechnianie wśród pracowników odpowiednich procedur panujących w firmie
- Tworzenie oraz rozpowszechnianie różnego rodzaju firmowych dokumentów
- Organizowanie i nadzorowanie działań firm współpracujących np. serwisowych, remontowych, sprzątających itp.
- Czuwanie nad dokumentacją dotyczącą obecności pracowników oraz ich urlopów
- Pomoc w budowaniu właściwego wizerunku firmy wśród klientów, kontrahentów, gości itd.
Zakres obowiązków na tym stanowisku może się różnić w poszczególnych organizacjach. Wszystko zależy od profilu działalności firmy, podziału na poszczególne jednostki wewnętrzne i strukturę organizacyjną firmy oraz odgórnych ustaleń zarządu.
