Jak dobrze zarządzać czasem?

jak dobrze zarządzać czasemSkuteczne zarządzanie czasem jest kluczem do sukcesu zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Efektywne wykorzystanie każdej minuty wprowadzi harmonię, spokój i zaoszczędzi nam niepotrzebnych nerwów. Oto kilka porad jak dobrze zarządzać czasem.

Planowanie to podstawa! Warto przygotować sobie harmonogram pracy w którym uwzględnimy wszystkie cele do zrealizowania. Ważne jest, aby określić priorytety. Rzeczy ważne i pilne należy wykonać w pierwszej kolejności, a na koniec zostawić zadania najmniej istotne, które nie muszą być wykonane szybko. Ustalając listę zadań do zrealizowania, warto określić sobie czas jaki potrzebujemy na ich wykonanie, uwzględniając przy tym margines na nieplanowane wydarzenia.

Skup się na aktualnej czynności, którą wykonujesz. Im większa koncentracja, tym szybsze i bardziej efektywne wykonanie zadania. Wszystkie wszelkiego rodzaju rozpraszacze (typu pogaduszki, kawki, media społecznościowe itp.) przeszkadzają nam w pracy. Odciągając naszą uwagę powodują, że odrywamy się od bieżącej sprawy, a żeby ponownie skupić się na wykonywaniu określonej czynności potrzebujemy czasu i energii.

Grupuj zadania. Masz do wykonania podobne do siebie czynności? Wykonuj je razem, nie przeplataj ich innym rodzajem obowiązków. Pozwala to w efektywniejszym wykorzystaniu czasu.

Nie odkładaj niczego na później! Nie ma nic gorszego jak skumulowanie zaległych spraw i zadań do wykonania.

Nie zapomnij o odpoczynku! Zmęczenie jest wrogiem efektywności.

Kieruj się zasadą, że czas to pieniądz. Łatwiej Ci będzie wprowadzić w życie metodę zarządzania czasem.

Wady i zalety pracy w administracji państwowej

Wady i zalety pracy w administracji państwowejIstnieje przeświadczenie, że pracę w administracji publicznej można dostać tylko dzięki znajomościom. Przez ciocię, wujka, kuzyna itp. Być może w małych miejscowościach, czy gdzieś na wsi tak właśnie jest. Lecz w dużych miastach ten stereotyp się nie sprawdza. Szansę na zatrudnienie ma każdy kto tylko ma odpowiednie kwalifikację, potrafi dążyć do celu, albo wstrzeli się w dobry moment i ma trochę szczęścia. Oczywiście praca w sektorze publicznym ma swoje dobre i złe strony. Ale tak naprawdę każda praca w każdej branży ma pewne zalety i wady.

Do zalet pracy w administracji publicznej należą między innymi: stabilne zatrudnienie, dodatkowe składniki wynagrodzenia takie jak np. trzynastka, premia uznaniowa itp., świadczenia socjalne, większe przywiązywanie wagi do przepisów prawa pracy i uprawnień pracownika.

Wadami natomiast mogą okazać się np. sztywno ustalone godziny pracy od..do.., bez możliwości załatwienia jakiejś sprawy prywatnej w ciągu dnia pracy i np. odrobienia tego czasu „po godzinach”. Trzeba liczyć się także ze zwiększoną odpowiedzialnością prawną w zakresie finansów, czy rozliczeń skarbowych. W zależności od stanowiska i miejsca pracy można mieć do czynienia z nepotyzmem, interesownością, czy korupcją.

Jak znaleźć pracę w administracji publicznej?

jak znaleźć pracę w administracji publicznejPraca w administracji publicznej marzy się niejednemu absolwentowi wyższej uczelni, który skończył administrację. Tak zwana ciepła posada i stabilne zatrudnienie jest dla niektórych priorytetem. Gdzie więc i w jaki sposób szukać pracy w administracji państwowej?

Pracowników administracji zatrudniają m.in.: urzędy miast i gmin, urzędy pracy, kuratoria oświaty, starostwa powiatowe, urzędy wojewódzkie i marszałkowskie, samorządowe jednostki budżetowe, oddziały ZUS i wiele innych. Rekrutacja do nich odbywa się na nieco innych zasadach i warto wiedzieć jak szukać wolnych stanowisk pracy.

Ogłoszenia o naborze publikowane są na stronach Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) wybranego urzędu. Można także skorzystać z ogólnej strony www.bip.gov.pl, odnaleźć interesujący nas podmiot, przejść na stronę urzędu i odszukać zakładkę dotyczącą ofert pracy. W poszukiwaniu pracy, można skorzystać także ze strony internetowej BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, w zakładce Służba Cywilna na której publikowane są wszystkie ogłoszenia w całej służbie cywilnej.

Jeśli komuś bardzo zależy na pracy w urzędzie, warto aby wysłał swoje CV i nie czekał na zamieszczenie ogłoszenia. Z resztą są takie jednostki (jak np. kancelaria Sejmu, Senatu) które rzadko zamieszczają ogłoszenia. Zasady zatrudniania w tych jednostkach, opierają się na podstawie ustawy o pracownikach urzędów państwowych, nie określają szczegółowo – w jaki sposób ma być przeprowadzona rekrutacja. Zazwyczaj, na stronach internetowych tych urzędów, podany jest adres e-mail na który należy wysyłać aplikacje. Z nadesłanych dokumentów aplikacyjnych tworzą bazę i w razie potrzeby kontaktują się z kandydatami.

Kierowanie administracją w szkole

b72Kierownik administracji w szkole nie jest typowym pracownikiem oświaty, który każdego dnia zmaga się z nauczaniem setek różnych dzieci, z których każde jest inne i każde potrzebuje innego sposobu zajęcia się nim i przekazania wiedzy. Kierownik ds. administracyjnych jest pracownikiem biurowym, siedzącym w swoim biurze i zajmującym się sprawami organizacyjnymi szkoły. Oczywiście ma on kontakt z uczniami, jednak nie jest on rozbudowany. Kierownik ma kontakt głównie z innymi pracownikami danej placówki oświatowej.

Naszego szkolnego kierownika administracyjnego widuję od wielkiego dzwonu. Dobrze wiem kim on jest i gdzie urzęduje, jednak nasze ścieżki zwykle mijają się. Spotykamy się głównie na radach pedagogicznych lub podczas sporadycznych spotkań, mających na celu ustalenie określonych kwestii administracyjnych.

Z jednej strony współczuję mu, że on tak cały dzień sam siedzi w swoim biurze i nie ma nawet do kogo się odezwać. Z drugiej zazdroszczę, bo po całym dniu użerania się z dzieciakami mam już serdecznie dość jakichkolwiek dźwięków i marzę o ciszy i spokoju. Chętnie podjęłabym się zatrudnienia polegającego na częściowym podziale obowiązków: do 12 pracowałabym jako nauczycielka, a po 12 jako kierownik ds. administracyjnych.

Możliwości zatrudnienia w administracji

Osoby zainteresowane zatrudnieniem w administracji powinny być zadowolone z faktu, że miejsc, gdzie mogłyby realizować się zawodowo jest całkiem sporo. Pracowników administracji, kierowników administracyjnych, office managerów i innych zatrudniają:

  • urzędy miast i gmin,
  • starostwa powiatowe,
  • urzędy marszałkowskie,
  • urzędy wojewódzkie,
  • samorządowe jednostki budżetowe,
  • urzędy pracy,
  • kuratoria oświaty,
  • Państwowa Inspekcja pracy,
  • Zakłady Ubezpieczeń Społecznych
  • Inne.

a8Zatrudnienie pracowników na stanowiskach administracyjnych w urzędach regulują określone przepisy prawne. W teorii nabór na stanowiska urzędnicze jest konkurencyjny, wolny i jawny, a ogłoszenia o naborze powinno być publikowane na stronie internetowej BIP (Biuletynu Informacji Publicznej) danego urzędu pracy przez co najmniej 10 dni. Znalezienie informacji o wakatach na stanowiska urzędnicze jest banalnie proste. Wystarczy znaleźć w Internecie stronę BIP urzędu pracy i na niej odnaleźć zakładkę „nabór na wolne stanowiska urzędnicze” lub podobną.

Aby odnaleźć ogłoszenia o naborze, należy najpierw znaleźć stronę BIP danego urzędu, np. poprzez wyszukiwarkę internetową albo na głównej stronie bip.gov.pl. Następnie na stronie BIP urzędu należy odnaleźć link „Nabór na wolne stanowiska urzędnicze” lub podobny. Ponadto, w całej służbie cywilnej ogłoszenia znajdują się na wspólnej stronie BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

Warto pamiętać, że urzędy to nie jedyne miejsce, gdzie znaleźć można pracę w administracji. Ofert zatrudnienia dla absolwentów tego kierunku jest dużo – również w firmach prywatnych. Niemal każda współczesna firma zatrudnia pracowników administracyjnych, którzy dbają o dobre funkcjonowanie biura.

Czas na dietę

z72Ostatnia wizyta u mojego lekarza potwierdziła to, co przypuszczałem od pewnego czasu. Jeśli natychmiast nie wezmę się za siebie i za swoje zdrowie to w najbliższym czasie czekają mnie problemy z cukrzycą i żyłami. Spożywam za dużo tłuszczów i cukru, przez co za jakiś czas nabawię się poważnych schorzeń. Wiedziałem, że mój stan nie jest idealny, ale nie sądziłem, że jest aż tak źle. Przecież nie jem wcale tak dużo niezdrowych rzeczy… No dobrze, trochę jednak jem.

Nie wiem w jaki sposób mam ograniczyć spożywanie słodkich i tłustych rzeczy. Przecież na nich opiera się cała moja dieta! Mogę z ręką na sercu powiedzieć, że dzień bez sernika to dla mnie dzień stracony, a z jajecznicy smażonej na boczku na pewno nie zrezygnuję. Moja praca (kierownik ds. administracyjnych Pabianice) wymaga dostarczania sobie odpowiedniej ilości kalorii, bo w innym przypadku nie byłbym w stanie dobrze wykonywać swoich zawodowych obowiązków.

Najbardziej moim stanem przejęła się żona. Niemal z dnia na dzień zaczęła wprowadzać mi lekkostrawną dietę z małą ilością tłuszczu i cukru. Mam już jej serdecznie dość, bo ile można jeść chudego kurczaka z ryżem. Gdybym tylko do tego kurczaka dostał choć trochę sosu to od razu byłoby mi lepiej. Jestem o tym przekonany.

Byle do maja

Ten rok zapowiada się wyjątkowo. Wszystko dlatego, że pod koniec maja w końcu wychodzę za mąż – na pójście do ołtarza czekałam bardzo długo, bo mój przyszły mąż nie mógł się zmotywować do oświadczyn. Na szczęście zrobił to w te Święta, a ja idąc za ciosem od razu zaczęłam organizować przyjęcie. Narzeczony chciał poczekać ze ślubem na następny rok, ale ja się uparłam, że musi być teraz. Musi i koniec, bo jeszcze mi się ten chłop rozmyśli.

q72Wszyscy znajomi dziwią mi się, że podjęłam się organizacji wesela w tak krótkim czasie. Cóż, gdy ktoś pracuje jako kierownik ds. administracyjnych Starachowice i umiejętności organizacyjne ma się we krwi, to organizacja wesela w 5 miesięcy nie jest niczym trudnym. Przygotowania zaczęłam przede wszystkim od zrobienia porządnego planu – wypisałam na nim co trzeba załatwić, co zorganizować i w jakim czasie. Salę na wesele udało nam się znaleźć dość szybko, bo nie potrzebujemy dużo miejsca. Na weselu będzie jedynie 50 najbliższych osób.

Zaczęłam już też szukać sukni ślubnej i znalazłam taką, która odpowiada mi w 100%. Wpłaciłam zaliczkę i czekam teraz na uszycie. Za obrączki odpowiada mój narzeczony, choć oczywiście pójdę razem z nim wybierać wzór i rozmiar, bo obawiam się, że mógłby zupełnie nie trafić w mój gust.

Nie mogę doczekać się początku maja i tego podenerwowania towarzyszącego ślubowi. Na pewno uroczystość będzie przepiękna – nie ma innej opcji!

Do domu na święta

Wiecie co jest najwspanialsze? Najwspanialsze jest to, że dziś ostatni dzień przyszedłem do pracy, bo po południu razem z żoną wsiadamy w auto i jedziemy do rodziców na Święta! Gdybym tylko mógł jakoś przyspieszyć upływ czasu to na pewno bym to zrobił i już przeskoczył do godziny 16.00, kiedy wychodzę z pracy i udaję się do samochodu, by w 15 minut dojechać do naszego mieszkania, kierownik ds. administracyjnych Świętochłowice.

Driving a car at night - young man driving her carKierownikiem jestem dopiero od trzech tygodni, rodzice nic na ten temat nie wiedzą i to ma być jeden z prezentów świątecznych. Nie mogę się doczekać gdy powiem im, że wreszcie dostałem zasłużony awans. Trudno było mi utrzymać przed nimi tajemnicę i raz prawie się wygadałem, ale chyba niczego się nie domyślają.

Nie wstydzę się, że w wieku 35 lat nadal jeżdżę do rodziców na święta. W większości polskich domów Wigilie spędza się w domu swoich rodziców lub dziadków i jest to coś najbardziej oczywistego na świecie. Pewnie gdy my doczekamy się własnych dzieci i nasze dzieci będą miały swoje dzieci, wtedy Święta organizowane będą u nas. Póki co korzystamy z przywilejów bycia „dziećmi” i jeździmy do rodziców. W tym roku Wigilię i pierwszy dzień świąt spędzamy u mnie w domu, a na drugie święto jedziemy do rodziców żony. Musi być jakiś podział.

Czasem lepiej ugryźć się w język

Moja przyjaciółka, Marzanna, kobieta obeznana w savouir vivre i świetnie znająca się na tym, co wypada, a czego nie, popełniła ostatnio w pracy wielką gafę, którą zapewne przekreśliła swoje szanse na awans na stanowisko kierownika ds. administracyjnych Piła. Marzanna od paru miesięcy ubiega się o ten awans i  była na jak najlepszej drodze do jego uzyskania. No właśnie – była, bo zapewne już nie jest.

w72Zanim dokładnie przedstawię sytuację chciałabym powiedzieć, że Marzanna od zawsze jest ostoją spokoju i osobą, która wszystko dokładnie analizuje. Nigdy nie słyszałam, by koleżanka powiedziała coś bez wcześniejszego przemyślenia i pokusiła się o ocenienie kogoś na podstawie pierwszego wrażenia. Jest najbardziej uczciwą osobą, jaką znam, dlatego na pewno zasługuje na awans na kierowniczkę.

Ostatnio Marzannę przytłoczył nadmiar obowiązków, stąd zapewne błędy, jakie zdarzyło jej się ostatnio popełnić. Na bardzo ważnym spotkaniu z inwestorami, Marzanna, nie przemyślawszy dokładnie sprawy i nie zapytawszy wcześniej o szczegóły, zwróciła się do jednego z gości per „pan”, po czym okazało się, że adresowaną osobą nie był mężczyzna, a kobieta o nieco męskich rysach twarzy i męskim sposobie zachowywania się. Możliwe, że to właśnie przez to faux-pas inwestorzy nie zdecydowali się dać szansy naszej firmie. Dyrektor firmy za niepowodzenie obwinia Marzannę, która nie może sobie wybaczyć, że jednym zdaniem zniszczyła swoją karierę.

Administracja w szkole

Pewnie niewiele osób może pochwalić się stanowiskiem kierownika ds. administracyjnych w takiej instytucji, w jakiej ja pracuję, bo niewiele jest na tyle dużych szkół, w których istniałyby całe biura administracyjne. W naszej instytucji oświatowej sekretarka nie dawała sobie rady z ilością pracy biurowej i administracyjnej, dlatego dyrektor był zmuszony zatrudnić kogoś do ogarnięcia spraw administracyjnych placówki. Okazało się, że jedna osoba to za mało do takiej ilości pracy, dlatego nasza komórka liczy dwóch pracowników, w tym mnie, który zaszczytnie noszę miano kierownika ds. administracyjnych, kierownik ds. administracyjnych Zamość.

72Teraz, przed początkiem roku nasza komórka ma o wiele więcej pracy niż zazwyczaj. Niektórym wydawać by się mogło, że w okresie wakacyjnym wszyscy pracownicy szkół idą na wolne, ale niestety tak nie jest. Na stanowiskach zostaje kilka osób, które po prostu muszą się codziennie zjawiać w pracy i dbać o działanie szkoły od wewnątrz. Do osób tych należymy my, należy dyrektor szkoły, panie sprzątaczki, ochroniarze i pani sekretarka.

Tak naprawdę intensywną pracę rozpoczęliśmy już w czerwcu, gdy zaczęły do nas wpływać pierwsze podania o przyjęcie do szkoły na nowy rok szkolny. Każdego kandydata trzeba było wprowadzić w system, wprowadzić jego wyniki w nauce, wszystkie niezbędne dane i za pomocą programu uszeregować na liście osób z najlepszymi wynikami testu gimnazjalnego. Później, po ogłoszeniu wyników trzeba było zająć się odbieraniem dokumentów i znów je uporządkowywać. Teraz pracujemy nad planem lekcji, bo cały czas coś się nie zgadza. Jak widzicie – roboty jest co niemiara.