Jak zostać kierownikiem administracyjnym?

jak zostać kierownikiemKierownik do spraw administracyjnych kieruje działem administracyjnym w danej firmie bądź przedsiębiorstwie. Zakres jego obowiązków (a przede wszystkim spoczywającej na nim odpowiedzialności) jest na prawdę spory i nie jest łatwo zdobyć takie stanowisko. A to dlatego, że w zdobyciu stanowiska kierowniczego wykształcenie okazuje się niewystarczające, choć rzecz jasna – jest niezbędne.

Należy posiadać ukończone studia wyższe, najlepiej na kierunku administracja, bądź ewentualnie na kierunku pokrewnym takim, jak prawo lub finanse i rachunkowość. Stanowisko kierownicze w branży administracyjnej wymaga również kilkuletniego doświadczenia w tej dziedzinie, najlepiej w charakterze specjalisty do spraw administracyjnych.

W związku z tym, że wymaga ono kierowania podległą grupą pracowników, przydatne może okazać się skończenie drugiego fakultetu lub studiów podyplomowych, związanych z zarządzaniem. Niezbędna będzie również biegła znajomość języka obcego, warto więc posiadać certyfikat językowy.

Pracodawca z pewnością doceni także kursy, wiążące się z nowoczesnymi metodami administrowania lub technikami negocjacyjnymi. Dodatkowo, osoby starające się o posadę w służbie publicznej, nie mogą być karane.

Wynagrodzenia kierowników administracyjnych

pensjaKierownik do spraw administracyjnych, kierujący podległą grupą pracowników, monitorujący ich działania oraz dbający o sprawne funkcjonowanie biura, zarabia średnio około 5 tysięcy złotych brutto miesięcznie. Co czwarta osoba zarabia ponad 6.5 tysiąca złotych, natomiast najmniejsze pensje kształtują się w okolicach 3.8 tysiąca złotych brutto. Warto zaznaczyć, że zdecydowana większość osób zatrudnionych na tym stanowisku, to kobiety – mężczyźni stanowią niecałe 40%.

Kierownicy mogą poza stałym wynagrodzeniem liczyć na premie uznaniowe, przyznawane przez zarząd oraz zazwyczaj otrzymują niezbędne narzędzia do pracy, a zatem telefon komórkowy czy przenośny komputer. Ich zarobki zależą nie tylko od posiadanej wiedzy, stażu pracy i doświadczenia, ale wpływ na nie ma również kapitał, jakim dysponuje firma oraz jej wielkość i region zatrudnienia.

Co ciekawe, natrafić można na statystki mówiące o tym, że kierownicy administracyjni zarabiają średnio ponad 8 tysięcy złotych, a 25% z nich osiąga pensje znacznie przekraczające 10 tysięcy złotych. Badania rynkowe są zatem dość relatywne i zależne od bardzo wielu czynników, głównie wielkości firmy.

Czym powinien charakteryzować się kierownik działu administracyjnego?

cechy kierownika ds. administracyjnychWymagania kwalifikacyjne dla kierownika ds. administracji są bardzo rozległe. Zawód ten wymaga nie tylko szerokiej wiedzy, ale również kilkuletniego doświadczenia i dodatkowych umiejętności takich, jak doskonała znajomość języka obcego. Niemniej ważne są również zdolności interpersonalne i rozwinięte umiejętności miękkie. Można by pomyśleć, że to ostatnie sformułowanie jest tendencyjnie – nic bardziej mylnego!

W przypadku stanowisk kierowniczych, cechy osobowościowe to połowa sukcesu. Trzeba zdawać sobie sprawę, że kierownik administracyjny kieruje grupą ludzi, nie tylko delegując poszczególne zadania, ale również kontrolując ich wykonanie, szkoląc i stanowiąc wsparcie. Osoba taka powinna być urodzonym liderem.

Umiejętności komunikacyjne, otwartość i zdolność wzbudzania zaufania to jedne z wielu cech niezbędnych. Do kolejnych należą pewność siebie, asertywność, szybkość rozwiązywania konfliktów, brak podatności na sytuacje stresowe oraz zdolności analityczno-negocjacyjne. Konieczne okaże się również myślenie taktyczne, umiejętności zarządzania (zarówno kapitałem ludzkim, jak i finansami), zdolności planistyczno-organizacyjne oraz wrodzona przedsiębiorczość. Kierownik administracyjny musi być ponad to odpowiedzialny i sumienny, by stanowić właściwy wzór do naśladowania dla swoich podwładnych.

Obowiązki kierownika administracyjnego

obowiązki kierownika administracyjnegoPodstawowym zadaniem kierownika do spraw administracyjnych jest taka organizacja pracy biura, by przebiegała ona w sposób sprawny i efektywny. Celem takiego działania jest troska o właściwie funkcjonowanie zaplecza administracyjnego, co wpływa na całkowitą wydajność firmy.

Dział administracyjny jest jednym z najważniejszych i choć jego pracownicy zazwyczaj nie pełnią funkcji reprezentacyjnych, to efekty ich pracy wpływają na wizerunek firmy. Tym samym na kierowniku tego działu spoczywa duża odpowiedzialność i musi się on wykazywać specjalistyczną wiedzą z zakresu administracji, prawa, księgowości i zarządzania. Organizuje pracę nie tylko podległych pracowników, ale również firm podwykonawczych i współpracujących, a zatem w skład jego zadań zawodowych wchodzą również kontakty z klientami i partnerami biznesowymi.

Monitoruje przestrzeganie procedur, a także samodzielnie tworzy normy. Czuwa także nad zaopatrzeniem biura w niezbędny asortyment, a jeśli wymaga tego sytuacja – kontroluje również przebieg spraw gospodarczo-inwestycyjnych.

Kierownik administracyjny zajmuje się ponad to przetargami publicznymi i prowadzi postępowania z zakresu zamówień publicznych oraz wnioskuje o dotacje i dofinansowania, co wiąże się także z poszukiwaniem sponsorów. Sprawuje nadzór nad archiwami, zajmuje się ewidencją dokumentów, przygotowuje umowy i kosztorysy.

Do jego zadań należy też sporządzanie raportów i prezentacji, rejestracja wydatków oraz tworzenie sprawozdań na potrzeby innych działów oraz firm zewnętrznych, zarówno prywatnych (podwykonawcy), jak i publicznych (Główny Urząd Statystyczny).

Kim jest kierownik do spraw administracyjnych?

kim jest kierownik ds. administracyjnychKierownik administracyjny to osoba stojąca na czele działu administracyjnego danej firmy bądź przedsiębiorstwa. Należy do kadry kierowniczej, stąd duży prestiż tego stanowiska, cieszącego się szacunkiem i ugruntowaną renomą.

Obowiązki kierownicze opierają się na organizacji pracy członków działu oraz zarządzaniu wykonywaniem określonych zadań. Kierownik działa z myślą o ciągłym rozwoju jakościowym swoim, współpracowników i firmy oraz w poszanowaniu norm optymalizacji i zwiększania efektywności.

Stanowisko kierownicze związane jest z wysokimi zarobkami. Pamiętajmy, że kierownik działu bierze na siebie odpowiedzialność za każdy błąd lub zaniedbanie pracownika niższego szczebla, a zadania priorytetowe bądź najwyższej wagi wykonywane są bezpośrednio przez niego.

Kierownik administracyjny zazwyczaj samodzielnie dobiera sobie zespół i powinna temu towarzyszyć pogłębiona analiza psychologiczna. To od niego bowiem zależy jakość pracy całego działu i poziom współpracy. Ważne jest również odpowiednie delegowanie zadań, w oparciu o świadomość indywidualnych zdolności poszczególnych pracowników.

Osoba, zatrudniona na opisywanym stanowisku, monitoruje również terminowość wykonywania zleceń oraz pilnuje działania zgodnego z zasadami ergonomii pracy, a także kontroluje przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i bezpieczeństwa i higieny pracy. Bardzo ważnym zadaniem, od którego niejednokrotnie zależy powodzenie danego zlecenia czy projektu, jest również utrzymywanie długotrwałych relacji z partnerami biznesowymi. Zazwyczaj niezbędna jest do tego biegła znajomość języków obcych, a nierzadko wyjazdy służbowe i reprezentacja firmy na zewnątrz.

Obowiązki Kierownika ds. Administracyjnych

obowiązki kierownika ds. administracyjnychOsoba obejmująca stanowisko Kierownika ds. Administracyjnych odpowiedzialna jest za sprawne funkcjonowanie całego biura. Przede wszystkim planuje oraz koordynuje wszelkie działania związane z administracją firmy, tj. dokumentacją, komunikacją pomiędzy wszystkimi komórkami przedsiębiorstwa oraz wybranymi działaniami poszczególnych pracowników.

Do podstawowych obowiązków Kierownika ds. Administracji należy przede wszystkim:

  • Zarządzanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników z działu administracyjnego
  • Organizowanie sprawnego działania biura, recepcji: obieg dokumentów, przyjmowanie gości, komunikacja między działami
  • Badanie zapotrzebowania w niezbędne materiały biurowe, urządzenia itp. oraz nadzór nad ich zakupem i dystrybucją
  • Organizowanie podróży służbowych oraz imprez firmowych
  • Tworzenie oraz rozpowszechnianie wśród pracowników odpowiednich procedur panujących w firmie
  • Tworzenie oraz rozpowszechnianie różnego rodzaju firmowych dokumentów
  • Organizowanie i nadzorowanie działań firm współpracujących np. serwisowych, remontowych, sprzątających itp.
  • Czuwanie nad dokumentacją dotyczącą obecności pracowników oraz ich urlopów
  • Pomoc w budowaniu właściwego wizerunku firmy wśród klientów, kontrahentów, gości itd.

Zakres obowiązków na tym stanowisku może się różnić w poszczególnych organizacjach. Wszystko zależy od profilu działalności firmy, podziału na poszczególne jednostki wewnętrzne i strukturę organizacyjną firmy oraz odgórnych ustaleń zarządu.

Jakie są elementy listu motywacyjnego?

jakie są elementy listu motywacyjnegoList motywacyjny jest nieodzownym elementem CV i w znacznej mierze to od niego zależy, czy zostaniemy zaproszeni na rozmowę rekrutacyjną. Jak go napisać? Jakie elementy zawiera?

Cała treść listu motywacyjnego musi mieć uprzejmy charakter, należy używać zwrotów grzecznościowych i najlepiej zwracać się bezpośrednio do osoby, która odpowiada za rekrutację. Jeśli nie znamy nazwiska rekrutera, można to sprawdzić w Internecie, albo zadzwonić do firmy i zapytać o to w sekretariacie. Każdy list motywacyjny powinien zawierać nasze dane osobowe, datę oraz dane firmy do której aplikujemy.

We wstępie należy napisać skąd dowiedzieliśmy się o ofercie pracy oraz podać informację na jakie stanowisko aplikujemy.

Rozwinięcie jest najważniejszą częścią całego listu motywacyjnego. W rozwinięciu piszemy dlaczego aplikujemy na wybraną ofertę pracy i dlaczego uważamy, że jesteśmy najlepszym kandydatem na to stanowisko i dlaczego powinniśmy zostać zatrudnieni. Formułując zdania postarajmy się być kreatywni i nie stosujmy oklepanych frazesów. Udowodnijmy, że posiadamy wymagane kompetencje, a jeśli nie dysponujemy na chwilę obecną którąkolwiek umiejętnością, szybko nadrobimy zaległości będąc otwartym na naukę.

Zakończenie jest ostatnim elementem listu, zawiera jedynie zwrot grzecznościowy (np. z poważaniem) oraz własnoręczny podpis kandydata.

Rozmowa rekrutacyjna do administracji publicznej – jak się ubrać?

rozmowa rekrutacyjna do administracji publicznej jak się ubraćJak Cię widzą, tak Cię piszą. To stare porzekadło zawsze i w każdej sytuacji jest na czasie. Tym bardziej na rozmowie w sprawie pracy do administracji publicznej, należy zadbać o właściwy wizerunek.

Jak powinna ubrać się kobieta?

Najlepsza dla kobiety będzie garsonka lub damski garnitur. Koniecznie w klasycznym kroju i kolorze. Należy pamiętać o tym, że spódnica nie może być zbyt krótka, najlepszą długością będzie taka, która sięga kolan. Dobrym fasonem do biznesowego stroju jest krój ołówkowy. Bluzka, najlepiej koszulowa w jasnym kolorze. Buty koniecznie z zakrytymi palcami i piętami, oczywiście wyczyszczone. Bezwzględnie należy założyć rajstopy, najlepiej nie za cienkie, nie za  grube, w cielistym kolorze. Makijaż powinien być delikatny, a fryzura gładko uczesana.

Jak powinien ubrać się mężczyzna?

W klasyczny garnitur w ciemnym kolorze, do tego jasna koszula – najlepiej biała i krawat koniecznie ciemniejszy od koszuli i dopasowany kolorystycznie do garnituru. Koszula i garnitur muszą być koniecznie wyprasowane i dopasowane do sylwetki. Do tego klasyczne buty, bezwzględnie wyczyszczone i wypastowane. Należy także pamiętać o zadbaniu o fryzurę i zarost. Nieogolony mężczyzna wygląda niechlujnie i sprawia wrażenie nieodpowiedzialnego. Co innego oczywiście specjalnie zapuszczona broda. Wówczas musi być ona odpowiednio przystrzyżona i zadbana.

Jak dobrze zarządzać czasem?

jak dobrze zarządzać czasemSkuteczne zarządzanie czasem jest kluczem do sukcesu zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Efektywne wykorzystanie każdej minuty wprowadzi harmonię, spokój i zaoszczędzi nam niepotrzebnych nerwów. Oto kilka porad jak dobrze zarządzać czasem.

Planowanie to podstawa! Warto przygotować sobie harmonogram pracy w którym uwzględnimy wszystkie cele do zrealizowania. Ważne jest, aby określić priorytety. Rzeczy ważne i pilne należy wykonać w pierwszej kolejności, a na koniec zostawić zadania najmniej istotne, które nie muszą być wykonane szybko. Ustalając listę zadań do zrealizowania, warto określić sobie czas jaki potrzebujemy na ich wykonanie, uwzględniając przy tym margines na nieplanowane wydarzenia.

Skup się na aktualnej czynności, którą wykonujesz. Im większa koncentracja, tym szybsze i bardziej efektywne wykonanie zadania. Wszystkie wszelkiego rodzaju rozpraszacze (typu pogaduszki, kawki, media społecznościowe itp.) przeszkadzają nam w pracy. Odciągając naszą uwagę powodują, że odrywamy się od bieżącej sprawy, a żeby ponownie skupić się na wykonywaniu określonej czynności potrzebujemy czasu i energii.

Grupuj zadania. Masz do wykonania podobne do siebie czynności? Wykonuj je razem, nie przeplataj ich innym rodzajem obowiązków. Pozwala to w efektywniejszym wykorzystaniu czasu.

Nie odkładaj niczego na później! Nie ma nic gorszego jak skumulowanie zaległych spraw i zadań do wykonania.

Nie zapomnij o odpoczynku! Zmęczenie jest wrogiem efektywności.

Kieruj się zasadą, że czas to pieniądz. Łatwiej Ci będzie wprowadzić w życie metodę zarządzania czasem.

Wady i zalety pracy w administracji państwowej

Wady i zalety pracy w administracji państwowejIstnieje przeświadczenie, że pracę w administracji publicznej można dostać tylko dzięki znajomościom. Przez ciocię, wujka, kuzyna itp. Być może w małych miejscowościach, czy gdzieś na wsi tak właśnie jest. Lecz w dużych miastach ten stereotyp się nie sprawdza. Szansę na zatrudnienie ma każdy kto tylko ma odpowiednie kwalifikację, potrafi dążyć do celu, albo wstrzeli się w dobry moment i ma trochę szczęścia. Oczywiście praca w sektorze publicznym ma swoje dobre i złe strony. Ale tak naprawdę każda praca w każdej branży ma pewne zalety i wady.

Do zalet pracy w administracji publicznej należą między innymi: stabilne zatrudnienie, dodatkowe składniki wynagrodzenia takie jak np. trzynastka, premia uznaniowa itp., świadczenia socjalne, większe przywiązywanie wagi do przepisów prawa pracy i uprawnień pracownika.

Wadami natomiast mogą okazać się np. sztywno ustalone godziny pracy od..do.., bez możliwości załatwienia jakiejś sprawy prywatnej w ciągu dnia pracy i np. odrobienia tego czasu „po godzinach”. Trzeba liczyć się także ze zwiększoną odpowiedzialnością prawną w zakresie finansów, czy rozliczeń skarbowych. W zależności od stanowiska i miejsca pracy można mieć do czynienia z nepotyzmem, interesownością, czy korupcją.