Zalety i wady stanowiska kierowniczego w administracji

zalety i wady stanowiska kierowniczego w administracjiDla większości specjalistów administracyjnych, stanowisko kierownicze to marzenie i cel, ku któremu warto dążyć. Wbrew pozorom jednak, pełnienie obowiązków kierownika administracyjnego nie jest drogą usłaną różami – jak każdy inny zawód, poza oczywistymi zaletami, posiada on też swoje wady.

Niewątpliwym plusem stanowiska kierowniczego są zarobki – zdecydowanie większe niż specjalisty, a już na pewno osoby, która dopiero zaczyna swoją przygodę zawodową. Budowanie zespołu pracowników i organizacja jego pracy mogą być ponad to źródłem ogromnej satysfakcji. Możliwość rozwijania umiejętności przywódczych to kolejna zaleta. Zadowolenie przynosi także wskazywanie dróg rozwoju współpracownikom, wspieranie ich swoją wiedzą i czynny udział w procesach integracyjnych.

Niestety, kryje się za tym wszystkim wielka odpowiedzialność, która spoczywa na barkach tylko i wyłącznie kierownika – to on odpowiada za wszystkie niepowodzenia (przeciwnie do sukcesów). Wiąże się z tym duży stres, potęgowany często brakiem wsparcia (to on jest wsparciem dla swoich pracowników) i nierzadko pojawiającym się uczuciem bezradności. Kierownicy często narzekają także na samotność. Dodatkowo odpowiadają za zwolnienia pracowników, co nie jest przyjemnym momentem, jednak jako kierownik – trzeba wiedzieć, kiedy jest on konieczny. Stąd kierownik musi być dla swojego zespołu autorytetem – wchodzenie w rolę przyjaciela zawsze będzie miało negatywne skutki. Izolacja do koleżeńskiej strony pracy to również niełatwe zadanie.

Jak być dobrym kierownikiem w administracji?

jak być dobrym kierownikiemKierownik do spraw administracyjnych, podobnie jak każde stanowisko kierownicze w innych branżach, to zawód wymagający – zarówno pod względem wysokiej jakościowo merytoryki wypełnianych obowiązków, jak i wybitnie rozwiniętych umiejętności miękkich i doświadczenia.

Dobry kierownik to przede wszystkim kierownik, posiadający duży zasób wiedzy z dziedziny, w której się specjalizuje. Nie może poprzestać jedynie na studiach – współczesny rynek pracy przeobraża się tak szybko, że aby się na nim utrzymać, niezbędne jest ciągłe dokształcanie i pogłębianie nabytych kompetencji.

Bycie dobrym kierownikiem to jednocześnie bycie profesjonalnym liderem. Konieczne są znakomite zdolności interpersonalne i komunikacyjne, które pozwolą nie tylko na zbudowanie efektywnie współgrającego zespołu, ale również umożliwią pracownikom rozwój. Kierownik powinien być nie tylko motywacją, ale także siłą napędową swojego zespołu – musi z jednej strony inspirować i akceptować, a z drugiej stanowić autorytet, chętnie dzielić się swoją wiedzą i jednocześnie wspierać oraz służyć radą i pomocą.

Osoba, zatrudniona na stanowisku kierowniczym, to także negocjator i rozjemca. Pracownicy muszą czuć, że w sytuacjach problemowych nie zostaną pozostawieni samym sobie. Kierownik, profesjonalnie wykonujący swoją pracę, to w końcu osoba posiadająca nieprzeciętne zdolności organizacyjne i potrafiąca prawidłowo delegować obowiązki – w tym tkwi sukces budowania i kierowania zespołem.

Ogłoszenia o pracę dla kierowników administracyjnych

ogłoszenia o pracęAdministracja jest branżą, w której niestety o pracę nie jest łatwo. Zamieszczanych w internecie ofert jest niewiele w skali krajowej i na zatrudnienie na wskazanym stanowisku mogą liczyć jedynie osoby z najwyższymi kwalifikacjami.

Niezbędne jest rzecz jasna ukończenie studiów wyższych na kierunku administracji i legitymowanie się tytułem magistra. Może to jednak nie wystarczyć, dlatego aby być konkurencyjnym na rynku, warto zainwestować w dodatkowe kwalifikacje i podjąć studia podyplomowe, zwłaszcza w kierunku zarządzania.

Pracodawcy oczekują minimum dwu lub trzyletniego doświadczenia na stanowisku specjalisty ds. administracyjnych, a nierzadko również kompetencji w zakresie zagadnień prawniczych, głównie związanych z prawem pracy. Konieczna jest biegła znajomość języka angielskiego oraz posiadanie czynnego prawa jazdy.

Najwięcej ofert znajdziemy obecnie dla branży farmaceutycznej oraz świadczącej usługi outsourcingowe, a także w działach zajmujących się human resources. Kierownicy administracyjni poszukiwani są głównie w województwie mazowieckim (na czoło wysuwa się tutaj Warszawa) oraz dolnośląskim z nakierowaniem na Wrocław.

W stolicy kierownicy administracji potrzebni są głównie w branży budowlanej, natomiast we Wrocławiu w firmach świadczących usługi dla biznesu (księgowe, kadrowo-płacowe, podatkowe i zarządzania dokumentami). Pracodawcy oferują kandydatom konkurencyjne wynagrodzenie, prywatne ubezpieczenie czy kartę Multisport.

Jak zostać kierownikiem administracyjnym?

jak zostać kierownikiemKierownik do spraw administracyjnych kieruje działem administracyjnym w danej firmie bądź przedsiębiorstwie. Zakres jego obowiązków (a przede wszystkim spoczywającej na nim odpowiedzialności) jest na prawdę spory i nie jest łatwo zdobyć takie stanowisko. A to dlatego, że w zdobyciu stanowiska kierowniczego wykształcenie okazuje się niewystarczające, choć rzecz jasna – jest niezbędne.

Należy posiadać ukończone studia wyższe, najlepiej na kierunku administracja, bądź ewentualnie na kierunku pokrewnym takim, jak prawo lub finanse i rachunkowość. Stanowisko kierownicze w branży administracyjnej wymaga również kilkuletniego doświadczenia w tej dziedzinie, najlepiej w charakterze specjalisty do spraw administracyjnych.

W związku z tym, że wymaga ono kierowania podległą grupą pracowników, przydatne może okazać się skończenie drugiego fakultetu lub studiów podyplomowych, związanych z zarządzaniem. Niezbędna będzie również biegła znajomość języka obcego, warto więc posiadać certyfikat językowy.

Pracodawca z pewnością doceni także kursy, wiążące się z nowoczesnymi metodami administrowania lub technikami negocjacyjnymi. Dodatkowo, osoby starające się o posadę w służbie publicznej, nie mogą być karane.

Wynagrodzenia kierowników administracyjnych

pensjaKierownik do spraw administracyjnych, kierujący podległą grupą pracowników, monitorujący ich działania oraz dbający o sprawne funkcjonowanie biura, zarabia średnio około 5 tysięcy złotych brutto miesięcznie. Co czwarta osoba zarabia ponad 6.5 tysiąca złotych, natomiast najmniejsze pensje kształtują się w okolicach 3.8 tysiąca złotych brutto. Warto zaznaczyć, że zdecydowana większość osób zatrudnionych na tym stanowisku, to kobiety – mężczyźni stanowią niecałe 40%.

Kierownicy mogą poza stałym wynagrodzeniem liczyć na premie uznaniowe, przyznawane przez zarząd oraz zazwyczaj otrzymują niezbędne narzędzia do pracy, a zatem telefon komórkowy czy przenośny komputer. Ich zarobki zależą nie tylko od posiadanej wiedzy, stażu pracy i doświadczenia, ale wpływ na nie ma również kapitał, jakim dysponuje firma oraz jej wielkość i region zatrudnienia.

Co ciekawe, natrafić można na statystki mówiące o tym, że kierownicy administracyjni zarabiają średnio ponad 8 tysięcy złotych, a 25% z nich osiąga pensje znacznie przekraczające 10 tysięcy złotych. Badania rynkowe są zatem dość relatywne i zależne od bardzo wielu czynników, głównie wielkości firmy.

Czym powinien charakteryzować się kierownik działu administracyjnego?

cechy kierownika ds. administracyjnychWymagania kwalifikacyjne dla kierownika ds. administracji są bardzo rozległe. Zawód ten wymaga nie tylko szerokiej wiedzy, ale również kilkuletniego doświadczenia i dodatkowych umiejętności takich, jak doskonała znajomość języka obcego. Niemniej ważne są również zdolności interpersonalne i rozwinięte umiejętności miękkie. Można by pomyśleć, że to ostatnie sformułowanie jest tendencyjnie – nic bardziej mylnego!

W przypadku stanowisk kierowniczych, cechy osobowościowe to połowa sukcesu. Trzeba zdawać sobie sprawę, że kierownik administracyjny kieruje grupą ludzi, nie tylko delegując poszczególne zadania, ale również kontrolując ich wykonanie, szkoląc i stanowiąc wsparcie. Osoba taka powinna być urodzonym liderem.

Umiejętności komunikacyjne, otwartość i zdolność wzbudzania zaufania to jedne z wielu cech niezbędnych. Do kolejnych należą pewność siebie, asertywność, szybkość rozwiązywania konfliktów, brak podatności na sytuacje stresowe oraz zdolności analityczno-negocjacyjne. Konieczne okaże się również myślenie taktyczne, umiejętności zarządzania (zarówno kapitałem ludzkim, jak i finansami), zdolności planistyczno-organizacyjne oraz wrodzona przedsiębiorczość. Kierownik administracyjny musi być ponad to odpowiedzialny i sumienny, by stanowić właściwy wzór do naśladowania dla swoich podwładnych.

Obowiązki kierownika administracyjnego

obowiązki kierownika administracyjnegoPodstawowym zadaniem kierownika do spraw administracyjnych jest taka organizacja pracy biura, by przebiegała ona w sposób sprawny i efektywny. Celem takiego działania jest troska o właściwie funkcjonowanie zaplecza administracyjnego, co wpływa na całkowitą wydajność firmy.

Dział administracyjny jest jednym z najważniejszych i choć jego pracownicy zazwyczaj nie pełnią funkcji reprezentacyjnych, to efekty ich pracy wpływają na wizerunek firmy. Tym samym na kierowniku tego działu spoczywa duża odpowiedzialność i musi się on wykazywać specjalistyczną wiedzą z zakresu administracji, prawa, księgowości i zarządzania. Organizuje pracę nie tylko podległych pracowników, ale również firm podwykonawczych i współpracujących, a zatem w skład jego zadań zawodowych wchodzą również kontakty z klientami i partnerami biznesowymi.

Monitoruje przestrzeganie procedur, a także samodzielnie tworzy normy. Czuwa także nad zaopatrzeniem biura w niezbędny asortyment, a jeśli wymaga tego sytuacja – kontroluje również przebieg spraw gospodarczo-inwestycyjnych.

Kierownik administracyjny zajmuje się ponad to przetargami publicznymi i prowadzi postępowania z zakresu zamówień publicznych oraz wnioskuje o dotacje i dofinansowania, co wiąże się także z poszukiwaniem sponsorów. Sprawuje nadzór nad archiwami, zajmuje się ewidencją dokumentów, przygotowuje umowy i kosztorysy.

Do jego zadań należy też sporządzanie raportów i prezentacji, rejestracja wydatków oraz tworzenie sprawozdań na potrzeby innych działów oraz firm zewnętrznych, zarówno prywatnych (podwykonawcy), jak i publicznych (Główny Urząd Statystyczny).

Kim jest kierownik do spraw administracyjnych?

kim jest kierownik ds. administracyjnychKierownik administracyjny to osoba stojąca na czele działu administracyjnego danej firmy bądź przedsiębiorstwa. Należy do kadry kierowniczej, stąd duży prestiż tego stanowiska, cieszącego się szacunkiem i ugruntowaną renomą.

Obowiązki kierownicze opierają się na organizacji pracy członków działu oraz zarządzaniu wykonywaniem określonych zadań. Kierownik działa z myślą o ciągłym rozwoju jakościowym swoim, współpracowników i firmy oraz w poszanowaniu norm optymalizacji i zwiększania efektywności.

Stanowisko kierownicze związane jest z wysokimi zarobkami. Pamiętajmy, że kierownik działu bierze na siebie odpowiedzialność za każdy błąd lub zaniedbanie pracownika niższego szczebla, a zadania priorytetowe bądź najwyższej wagi wykonywane są bezpośrednio przez niego.

Kierownik administracyjny zazwyczaj samodzielnie dobiera sobie zespół i powinna temu towarzyszyć pogłębiona analiza psychologiczna. To od niego bowiem zależy jakość pracy całego działu i poziom współpracy. Ważne jest również odpowiednie delegowanie zadań, w oparciu o świadomość indywidualnych zdolności poszczególnych pracowników.

Osoba, zatrudniona na opisywanym stanowisku, monitoruje również terminowość wykonywania zleceń oraz pilnuje działania zgodnego z zasadami ergonomii pracy, a także kontroluje przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i bezpieczeństwa i higieny pracy. Bardzo ważnym zadaniem, od którego niejednokrotnie zależy powodzenie danego zlecenia czy projektu, jest również utrzymywanie długotrwałych relacji z partnerami biznesowymi. Zazwyczaj niezbędna jest do tego biegła znajomość języków obcych, a nierzadko wyjazdy służbowe i reprezentacja firmy na zewnątrz.

Obowiązki Kierownika ds. Administracyjnych

obowiązki kierownika ds. administracyjnychOsoba obejmująca stanowisko Kierownika ds. Administracyjnych odpowiedzialna jest za sprawne funkcjonowanie całego biura. Przede wszystkim planuje oraz koordynuje wszelkie działania związane z administracją firmy, tj. dokumentacją, komunikacją pomiędzy wszystkimi komórkami przedsiębiorstwa oraz wybranymi działaniami poszczególnych pracowników.

Do podstawowych obowiązków Kierownika ds. Administracji należy przede wszystkim:

  • Zarządzanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników z działu administracyjnego
  • Organizowanie sprawnego działania biura, recepcji: obieg dokumentów, przyjmowanie gości, komunikacja między działami
  • Badanie zapotrzebowania w niezbędne materiały biurowe, urządzenia itp. oraz nadzór nad ich zakupem i dystrybucją
  • Organizowanie podróży służbowych oraz imprez firmowych
  • Tworzenie oraz rozpowszechnianie wśród pracowników odpowiednich procedur panujących w firmie
  • Tworzenie oraz rozpowszechnianie różnego rodzaju firmowych dokumentów
  • Organizowanie i nadzorowanie działań firm współpracujących np. serwisowych, remontowych, sprzątających itp.
  • Czuwanie nad dokumentacją dotyczącą obecności pracowników oraz ich urlopów
  • Pomoc w budowaniu właściwego wizerunku firmy wśród klientów, kontrahentów, gości itd.

Zakres obowiązków na tym stanowisku może się różnić w poszczególnych organizacjach. Wszystko zależy od profilu działalności firmy, podziału na poszczególne jednostki wewnętrzne i strukturę organizacyjną firmy oraz odgórnych ustaleń zarządu.

Jakie są elementy listu motywacyjnego?

jakie są elementy listu motywacyjnegoList motywacyjny jest nieodzownym elementem CV i w znacznej mierze to od niego zależy, czy zostaniemy zaproszeni na rozmowę rekrutacyjną. Jak go napisać? Jakie elementy zawiera?

Cała treść listu motywacyjnego musi mieć uprzejmy charakter, należy używać zwrotów grzecznościowych i najlepiej zwracać się bezpośrednio do osoby, która odpowiada za rekrutację. Jeśli nie znamy nazwiska rekrutera, można to sprawdzić w Internecie, albo zadzwonić do firmy i zapytać o to w sekretariacie. Każdy list motywacyjny powinien zawierać nasze dane osobowe, datę oraz dane firmy do której aplikujemy.

We wstępie należy napisać skąd dowiedzieliśmy się o ofercie pracy oraz podać informację na jakie stanowisko aplikujemy.

Rozwinięcie jest najważniejszą częścią całego listu motywacyjnego. W rozwinięciu piszemy dlaczego aplikujemy na wybraną ofertę pracy i dlaczego uważamy, że jesteśmy najlepszym kandydatem na to stanowisko i dlaczego powinniśmy zostać zatrudnieni. Formułując zdania postarajmy się być kreatywni i nie stosujmy oklepanych frazesów. Udowodnijmy, że posiadamy wymagane kompetencje, a jeśli nie dysponujemy na chwilę obecną którąkolwiek umiejętnością, szybko nadrobimy zaległości będąc otwartym na naukę.

Zakończenie jest ostatnim elementem listu, zawiera jedynie zwrot grzecznościowy (np. z poważaniem) oraz własnoręczny podpis kandydata.