Obowiązki Kierownika ds. Administracyjnych

obowiązki kierownika ds. administracyjnychOsoba obejmująca stanowisko Kierownika ds. Administracyjnych odpowiedzialna jest za sprawne funkcjonowanie całego biura. Przede wszystkim planuje oraz koordynuje wszelkie działania związane z administracją firmy, tj. dokumentacją, komunikacją pomiędzy wszystkimi komórkami przedsiębiorstwa oraz wybranymi działaniami poszczególnych pracowników.

Do podstawowych obowiązków Kierownika ds. Administracji należy przede wszystkim:

  • Zarządzanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników z działu administracyjnego
  • Organizowanie sprawnego działania biura, recepcji: obieg dokumentów, przyjmowanie gości, komunikacja między działami
  • Badanie zapotrzebowania w niezbędne materiały biurowe, urządzenia itp. oraz nadzór nad ich zakupem i dystrybucją
  • Organizowanie podróży służbowych oraz imprez firmowych
  • Tworzenie oraz rozpowszechnianie wśród pracowników odpowiednich procedur panujących w firmie
  • Tworzenie oraz rozpowszechnianie różnego rodzaju firmowych dokumentów
  • Organizowanie i nadzorowanie działań firm współpracujących np. serwisowych, remontowych, sprzątających itp.
  • Czuwanie nad dokumentacją dotyczącą obecności pracowników oraz ich urlopów
  • Pomoc w budowaniu właściwego wizerunku firmy wśród klientów, kontrahentów, gości itd.

Zakres obowiązków na tym stanowisku może się różnić w poszczególnych organizacjach. Wszystko zależy od profilu działalności firmy, podziału na poszczególne jednostki wewnętrzne i strukturę organizacyjną firmy oraz odgórnych ustaleń zarządu.

Jakie są elementy listu motywacyjnego?

jakie są elementy listu motywacyjnegoList motywacyjny jest nieodzownym elementem CV i w znacznej mierze to od niego zależy, czy zostaniemy zaproszeni na rozmowę rekrutacyjną. Jak go napisać? Jakie elementy zawiera?

Cała treść listu motywacyjnego musi mieć uprzejmy charakter, należy używać zwrotów grzecznościowych i najlepiej zwracać się bezpośrednio do osoby, która odpowiada za rekrutację. Jeśli nie znamy nazwiska rekrutera, można to sprawdzić w Internecie, albo zadzwonić do firmy i zapytać o to w sekretariacie. Każdy list motywacyjny powinien zawierać nasze dane osobowe, datę oraz dane firmy do której aplikujemy.

We wstępie należy napisać skąd dowiedzieliśmy się o ofercie pracy oraz podać informację na jakie stanowisko aplikujemy.

Rozwinięcie jest najważniejszą częścią całego listu motywacyjnego. W rozwinięciu piszemy dlaczego aplikujemy na wybraną ofertę pracy i dlaczego uważamy, że jesteśmy najlepszym kandydatem na to stanowisko i dlaczego powinniśmy zostać zatrudnieni. Formułując zdania postarajmy się być kreatywni i nie stosujmy oklepanych frazesów. Udowodnijmy, że posiadamy wymagane kompetencje, a jeśli nie dysponujemy na chwilę obecną którąkolwiek umiejętnością, szybko nadrobimy zaległości będąc otwartym na naukę.

Zakończenie jest ostatnim elementem listu, zawiera jedynie zwrot grzecznościowy (np. z poważaniem) oraz własnoręczny podpis kandydata.

Rozmowa rekrutacyjna do administracji publicznej – jak się ubrać?

rozmowa rekrutacyjna do administracji publicznej jak się ubraćJak Cię widzą, tak Cię piszą. To stare porzekadło zawsze i w każdej sytuacji jest na czasie. Tym bardziej na rozmowie w sprawie pracy do administracji publicznej, należy zadbać o właściwy wizerunek.

Jak powinna ubrać się kobieta?

Najlepsza dla kobiety będzie garsonka lub damski garnitur. Koniecznie w klasycznym kroju i kolorze. Należy pamiętać o tym, że spódnica nie może być zbyt krótka, najlepszą długością będzie taka, która sięga kolan. Dobrym fasonem do biznesowego stroju jest krój ołówkowy. Bluzka, najlepiej koszulowa w jasnym kolorze. Buty koniecznie z zakrytymi palcami i piętami, oczywiście wyczyszczone. Bezwzględnie należy założyć rajstopy, najlepiej nie za cienkie, nie za  grube, w cielistym kolorze. Makijaż powinien być delikatny, a fryzura gładko uczesana.

Jak powinien ubrać się mężczyzna?

W klasyczny garnitur w ciemnym kolorze, do tego jasna koszula – najlepiej biała i krawat koniecznie ciemniejszy od koszuli i dopasowany kolorystycznie do garnituru. Koszula i garnitur muszą być koniecznie wyprasowane i dopasowane do sylwetki. Do tego klasyczne buty, bezwzględnie wyczyszczone i wypastowane. Należy także pamiętać o zadbaniu o fryzurę i zarost. Nieogolony mężczyzna wygląda niechlujnie i sprawia wrażenie nieodpowiedzialnego. Co innego oczywiście specjalnie zapuszczona broda. Wówczas musi być ona odpowiednio przystrzyżona i zadbana.

Jak dobrze zarządzać czasem?

jak dobrze zarządzać czasemSkuteczne zarządzanie czasem jest kluczem do sukcesu zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Efektywne wykorzystanie każdej minuty wprowadzi harmonię, spokój i zaoszczędzi nam niepotrzebnych nerwów. Oto kilka porad jak dobrze zarządzać czasem.

Planowanie to podstawa! Warto przygotować sobie harmonogram pracy w którym uwzględnimy wszystkie cele do zrealizowania. Ważne jest, aby określić priorytety. Rzeczy ważne i pilne należy wykonać w pierwszej kolejności, a na koniec zostawić zadania najmniej istotne, które nie muszą być wykonane szybko. Ustalając listę zadań do zrealizowania, warto określić sobie czas jaki potrzebujemy na ich wykonanie, uwzględniając przy tym margines na nieplanowane wydarzenia.

Skup się na aktualnej czynności, którą wykonujesz. Im większa koncentracja, tym szybsze i bardziej efektywne wykonanie zadania. Wszystkie wszelkiego rodzaju rozpraszacze (typu pogaduszki, kawki, media społecznościowe itp.) przeszkadzają nam w pracy. Odciągając naszą uwagę powodują, że odrywamy się od bieżącej sprawy, a żeby ponownie skupić się na wykonywaniu określonej czynności potrzebujemy czasu i energii.

Grupuj zadania. Masz do wykonania podobne do siebie czynności? Wykonuj je razem, nie przeplataj ich innym rodzajem obowiązków. Pozwala to w efektywniejszym wykorzystaniu czasu.

Nie odkładaj niczego na później! Nie ma nic gorszego jak skumulowanie zaległych spraw i zadań do wykonania.

Nie zapomnij o odpoczynku! Zmęczenie jest wrogiem efektywności.

Kieruj się zasadą, że czas to pieniądz. Łatwiej Ci będzie wprowadzić w życie metodę zarządzania czasem.

Wady i zalety pracy w administracji państwowej

Wady i zalety pracy w administracji państwowejIstnieje przeświadczenie, że pracę w administracji publicznej można dostać tylko dzięki znajomościom. Przez ciocię, wujka, kuzyna itp. Być może w małych miejscowościach, czy gdzieś na wsi tak właśnie jest. Lecz w dużych miastach ten stereotyp się nie sprawdza. Szansę na zatrudnienie ma każdy kto tylko ma odpowiednie kwalifikację, potrafi dążyć do celu, albo wstrzeli się w dobry moment i ma trochę szczęścia. Oczywiście praca w sektorze publicznym ma swoje dobre i złe strony. Ale tak naprawdę każda praca w każdej branży ma pewne zalety i wady.

Do zalet pracy w administracji publicznej należą między innymi: stabilne zatrudnienie, dodatkowe składniki wynagrodzenia takie jak np. trzynastka, premia uznaniowa itp., świadczenia socjalne, większe przywiązywanie wagi do przepisów prawa pracy i uprawnień pracownika.

Wadami natomiast mogą okazać się np. sztywno ustalone godziny pracy od..do.., bez możliwości załatwienia jakiejś sprawy prywatnej w ciągu dnia pracy i np. odrobienia tego czasu „po godzinach”. Trzeba liczyć się także ze zwiększoną odpowiedzialnością prawną w zakresie finansów, czy rozliczeń skarbowych. W zależności od stanowiska i miejsca pracy można mieć do czynienia z nepotyzmem, interesownością, czy korupcją.

Jak znaleźć pracę w administracji publicznej?

jak znaleźć pracę w administracji publicznejPraca w administracji publicznej marzy się niejednemu absolwentowi wyższej uczelni, który skończył administrację. Tak zwana ciepła posada i stabilne zatrudnienie jest dla niektórych priorytetem. Gdzie więc i w jaki sposób szukać pracy w administracji państwowej?

Pracowników administracji zatrudniają m.in.: urzędy miast i gmin, urzędy pracy, kuratoria oświaty, starostwa powiatowe, urzędy wojewódzkie i marszałkowskie, samorządowe jednostki budżetowe, oddziały ZUS i wiele innych. Rekrutacja do nich odbywa się na nieco innych zasadach i warto wiedzieć jak szukać wolnych stanowisk pracy.

Ogłoszenia o naborze publikowane są na stronach Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) wybranego urzędu. Można także skorzystać z ogólnej strony www.bip.gov.pl, odnaleźć interesujący nas podmiot, przejść na stronę urzędu i odszukać zakładkę dotyczącą ofert pracy. W poszukiwaniu pracy, można skorzystać także ze strony internetowej BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, w zakładce Służba Cywilna na której publikowane są wszystkie ogłoszenia w całej służbie cywilnej.

Jeśli komuś bardzo zależy na pracy w urzędzie, warto aby wysłał swoje CV i nie czekał na zamieszczenie ogłoszenia. Z resztą są takie jednostki (jak np. kancelaria Sejmu, Senatu) które rzadko zamieszczają ogłoszenia. Zasady zatrudniania w tych jednostkach, opierają się na podstawie ustawy o pracownikach urzędów państwowych, nie określają szczegółowo – w jaki sposób ma być przeprowadzona rekrutacja. Zazwyczaj, na stronach internetowych tych urzędów, podany jest adres e-mail na który należy wysyłać aplikacje. Z nadesłanych dokumentów aplikacyjnych tworzą bazę i w razie potrzeby kontaktują się z kandydatami.

Kierowanie administracją w szkole

b72Kierownik administracji w szkole nie jest typowym pracownikiem oświaty, który każdego dnia zmaga się z nauczaniem setek różnych dzieci, z których każde jest inne i każde potrzebuje innego sposobu zajęcia się nim i przekazania wiedzy. Kierownik ds. administracyjnych jest pracownikiem biurowym, siedzącym w swoim biurze i zajmującym się sprawami organizacyjnymi szkoły. Oczywiście ma on kontakt z uczniami, jednak nie jest on rozbudowany. Kierownik ma kontakt głównie z innymi pracownikami danej placówki oświatowej.

Naszego szkolnego kierownika administracyjnego widuję od wielkiego dzwonu. Dobrze wiem kim on jest i gdzie urzęduje, jednak nasze ścieżki zwykle mijają się. Spotykamy się głównie na radach pedagogicznych lub podczas sporadycznych spotkań, mających na celu ustalenie określonych kwestii administracyjnych.

Z jednej strony współczuję mu, że on tak cały dzień sam siedzi w swoim biurze i nie ma nawet do kogo się odezwać. Z drugiej zazdroszczę, bo po całym dniu użerania się z dzieciakami mam już serdecznie dość jakichkolwiek dźwięków i marzę o ciszy i spokoju. Chętnie podjęłabym się zatrudnienia polegającego na częściowym podziale obowiązków: do 12 pracowałabym jako nauczycielka, a po 12 jako kierownik ds. administracyjnych.

Możliwości zatrudnienia w administracji

Osoby zainteresowane zatrudnieniem w administracji powinny być zadowolone z faktu, że miejsc, gdzie mogłyby realizować się zawodowo jest całkiem sporo. Pracowników administracji, kierowników administracyjnych, office managerów i innych zatrudniają:

  • urzędy miast i gmin,
  • starostwa powiatowe,
  • urzędy marszałkowskie,
  • urzędy wojewódzkie,
  • samorządowe jednostki budżetowe,
  • urzędy pracy,
  • kuratoria oświaty,
  • Państwowa Inspekcja pracy,
  • Zakłady Ubezpieczeń Społecznych
  • Inne.

a8Zatrudnienie pracowników na stanowiskach administracyjnych w urzędach regulują określone przepisy prawne. W teorii nabór na stanowiska urzędnicze jest konkurencyjny, wolny i jawny, a ogłoszenia o naborze powinno być publikowane na stronie internetowej BIP (Biuletynu Informacji Publicznej) danego urzędu pracy przez co najmniej 10 dni. Znalezienie informacji o wakatach na stanowiska urzędnicze jest banalnie proste. Wystarczy znaleźć w Internecie stronę BIP urzędu pracy i na niej odnaleźć zakładkę „nabór na wolne stanowiska urzędnicze” lub podobną.

Aby odnaleźć ogłoszenia o naborze, należy najpierw znaleźć stronę BIP danego urzędu, np. poprzez wyszukiwarkę internetową albo na głównej stronie bip.gov.pl. Następnie na stronie BIP urzędu należy odnaleźć link „Nabór na wolne stanowiska urzędnicze” lub podobny. Ponadto, w całej służbie cywilnej ogłoszenia znajdują się na wspólnej stronie BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

Warto pamiętać, że urzędy to nie jedyne miejsce, gdzie znaleźć można pracę w administracji. Ofert zatrudnienia dla absolwentów tego kierunku jest dużo – również w firmach prywatnych. Niemal każda współczesna firma zatrudnia pracowników administracyjnych, którzy dbają o dobre funkcjonowanie biura.

Czas na dietę

z72Ostatnia wizyta u mojego lekarza potwierdziła to, co przypuszczałem od pewnego czasu. Jeśli natychmiast nie wezmę się za siebie i za swoje zdrowie to w najbliższym czasie czekają mnie problemy z cukrzycą i żyłami. Spożywam za dużo tłuszczów i cukru, przez co za jakiś czas nabawię się poważnych schorzeń. Wiedziałem, że mój stan nie jest idealny, ale nie sądziłem, że jest aż tak źle. Przecież nie jem wcale tak dużo niezdrowych rzeczy… No dobrze, trochę jednak jem.

Nie wiem w jaki sposób mam ograniczyć spożywanie słodkich i tłustych rzeczy. Przecież na nich opiera się cała moja dieta! Mogę z ręką na sercu powiedzieć, że dzień bez sernika to dla mnie dzień stracony, a z jajecznicy smażonej na boczku na pewno nie zrezygnuję. Moja praca (kierownik ds. administracyjnych Pabianice) wymaga dostarczania sobie odpowiedniej ilości kalorii, bo w innym przypadku nie byłbym w stanie dobrze wykonywać swoich zawodowych obowiązków.

Najbardziej moim stanem przejęła się żona. Niemal z dnia na dzień zaczęła wprowadzać mi lekkostrawną dietę z małą ilością tłuszczu i cukru. Mam już jej serdecznie dość, bo ile można jeść chudego kurczaka z ryżem. Gdybym tylko do tego kurczaka dostał choć trochę sosu to od razu byłoby mi lepiej. Jestem o tym przekonany.

Byle do maja

Ten rok zapowiada się wyjątkowo. Wszystko dlatego, że pod koniec maja w końcu wychodzę za mąż – na pójście do ołtarza czekałam bardzo długo, bo mój przyszły mąż nie mógł się zmotywować do oświadczyn. Na szczęście zrobił to w te Święta, a ja idąc za ciosem od razu zaczęłam organizować przyjęcie. Narzeczony chciał poczekać ze ślubem na następny rok, ale ja się uparłam, że musi być teraz. Musi i koniec, bo jeszcze mi się ten chłop rozmyśli.

q72Wszyscy znajomi dziwią mi się, że podjęłam się organizacji wesela w tak krótkim czasie. Cóż, gdy ktoś pracuje jako kierownik ds. administracyjnych Starachowice i umiejętności organizacyjne ma się we krwi, to organizacja wesela w 5 miesięcy nie jest niczym trudnym. Przygotowania zaczęłam przede wszystkim od zrobienia porządnego planu – wypisałam na nim co trzeba załatwić, co zorganizować i w jakim czasie. Salę na wesele udało nam się znaleźć dość szybko, bo nie potrzebujemy dużo miejsca. Na weselu będzie jedynie 50 najbliższych osób.

Zaczęłam już też szukać sukni ślubnej i znalazłam taką, która odpowiada mi w 100%. Wpłaciłam zaliczkę i czekam teraz na uszycie. Za obrączki odpowiada mój narzeczony, choć oczywiście pójdę razem z nim wybierać wzór i rozmiar, bo obawiam się, że mógłby zupełnie nie trafić w mój gust.

Nie mogę doczekać się początku maja i tego podenerwowania towarzyszącego ślubowi. Na pewno uroczystość będzie przepiękna – nie ma innej opcji!